Ausgabenfelder verstehen

Wenn Sie wissen, welche Funktion die einzelnen Felder im Spesenformular haben, können Sie eine saubere, revisionssichere Finanzaufzeichnung führen.

Erforderliche Felder

Beschreibung

Eine Freitextzusammenfassung darüber, wofür Sie Geld ausgegeben haben. Seien Sie konkret.

• ✅ Gut: „Müllentsorgung in der Küche von Einheit 2B ersetzt“
• ❌ Schlecht: „Reparatur“

Betrag

Die Gesamtkosten der Ausgabe in der Standardwährung Ihres Kontos. Geben Sie den Bruttobetrag ein (vor Steuern, wenn Sie die Steuern separat erfassen, nach Steuern, wenn Sie dies nicht tun).

Datum

Das Datum, an dem die Ausgabe angefallen ist. Dadurch wird bestimmt, welchem ​​Monat und Jahr die Ausgabe in Ihren Berichten zugeordnet wird.

Optionale (aber empfohlene) Felder

Eigentum

Verknüpft die Ausgabe mit einem bestimmten Gebäude. Unverzichtbar für die Rentabilitätsanalyse pro Immobilie.

Einheit

Schränkt die Kosten weiter auf eine bestimmte vermietbare Fläche ein. Nützlich zur Verfolgung der Lebenszeitkosten pro Einheit.

Anbieter

Wählen Sie aus Ihrem Anbieterverzeichnis oder erstellen Sie direkt einen neuen Anbieter. Verfolgt, welche Auftragnehmer Sie am meisten kosten.

Wartungsanfrage

Wenn diese Ausgabe aus einem Reparaturticket stammt, verknüpfen Sie sie hier, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit vom Ticket bis zur Rechnung zu gewährleisten.

Anhänge

Laden Sie die physische Quittung oder das Rechnungs-PDF hoch. Informationen zu unterstützten Formaten und Einschränkungen finden Sie unter Quittungen und Rechnungen hochladen.

Notizen

Interner Kontext (z. B. „Der Verkäufer bot 10 % Rabatt für die Barzahlung an. Der normale Preis wäre 550 $ gewesen.“).

Best Practices

1. Schreiben Sie immer beschreibende Zusammenfassungen: „Reparieren“ ist bei der Steuererklärung nutzlos. „Ersetzter Warmwasserbereiter in Einheit 4B, Modell Rheem XG50“ ist genau das, was Ihr CPA braucht.
2. Fügen Sie immer Quittungen bei: Das IRS verlangt für jeden Abzug eine Dokumentation. Wenn die Quittung digital an die exakte Spesenabrechnung angehängt wird, entfällt der Albtraum des Schuhkartons voller Quittungen.
3. Stellen Sie immer das richtige Datum ein: Wenn Sie das heutige Datum verwenden, an dem die Ausgaben im letzten Monat tatsächlich angefallen sind, werden Ihre monatlichen Berichte verzerrt. Verwenden Sie das tatsächliche Rechnungsdatum.