Verwendung von Privatmieternotizen

Eine erfolgreiche Immobilienverwaltung erfordert die Aufrechterhaltung einer CRM-Mentalität (Customer Relationship Management). Sie müssen sich die kleinen Details über die Menschen merken, die in Ihren Gebäuden leben.

Die Registerkarte „Notizen“ in einem Mieterprofil bietet genau für diesen Zweck einen sicheren, privaten Textbereich.

Ein rein internes Tool

[!IMPORTANT] Mieter können diese Notizen nie sehen. Auch wenn Sie Berichte exportieren oder Rechnungen versenden, bleiben diese Notizen ausschließlich für angemeldete Dashboard-Administratoren sichtbar.

Best Practices für Mieternotizen

Behandeln Sie diesen Raum als Ihr persönliches Betriebsgedächtnis. Wir empfehlen die Protokollierung:

1. Fahrzeug- und Haustierdaten

Speichern Sie identifizierende Informationen, auf die Sie möglicherweise schnell zugreifen müssen:

• „Fahrt einen blauen Honda Civic: Nummernschild ABC-123“
• „Hat einen Golden Retriever namens Buster, ca. 60 Pfund schwer.“

2. Verhaltenswarnungen und Interaktionen

Wenn ein Mieter gegen die Geschäftsbedingungen verstößt, Sie aber keine formelle rechtliche Mitteilung herausgeben, dokumentieren Sie die Interaktion hier, damit Sie eine Dokumentation haben, falls das Verhalten eskaliert:

• „15.03.2026: Mieter wegen Lärmbeschwerde aus Einheit 4B angerufen. Er hat mündlich vor ruhigen Stunden gewarnt.“
• „12.07.2026: Mieter hat die Miete 5 Tage zu spät gezahlt; dieses eine Mal wurde aufgrund eines medizinischen Notfalls auf die Verspätungsgebühr verzichtet.“

3. Gate-Codes und Lieferspezifikationen

Wenn der Mieter ausdrücklich verlangt, dass Pakete an einer Hintertür gelassen werden, oder wenn sein individueller Alarmcode anders gehandhabt wird, protokollieren Sie dies hier.

4. Die „Nicht vermieten“-Blacklist

Da Landager [Profile früherer Mieter] (/docs/tenant-management/understanding-tenant-statuses) auf unbestimmte Zeit speichert, ist dieses Notizfeld Ihre Versicherungspolice gegen böswillige Akteure. Wenn ein gekündigter Mieter drei Jahre später versucht, sich für ein anderes Gebäude zu bewerben, wird nach der Eingabe seines Namens sein altes Profil angezeigt, zusammen mit Ihrem letzten Hinweis: „Gewaltsame Räumung im Jahr 2024 unter Einbeziehung von Strafverfolgungsbehörden. Mieten Sie unter keinen Umständen erneut an diese Person.“

So bearbeiten Sie Notizen

So fügen Sie Notizen zu einem Profil hinzu oder ändern sie:

1. Navigieren Sie über das Dashboard-Verzeichnis zum Profil des Mieters.
2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf das Aktionsmenü (drei Punkte).
3. Wählen Sie „Bearbeiten“.
4. Scrollen Sie zum Abschnitt „Notizen“, aktualisieren Sie den Textbereich und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.