Ανάθεση προμηθευτή σε αίτημα συντήρησης

Όταν υποβάλλεται ένα αίτημα συντήρησης, κάποιος πρέπει να το διορθώσει. Το πεδίο Προμηθευτής (Vendor) συνδέει την εντολή εργασίας με έναν συγκεκριμένο εργολάβο και διαχειρίζεται αυτόματα την επικοινωνία μαζί του.

Πώς λειτουργούν οι αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις

Όταν δημιουργείτε ή επεξεργάζεστε ένα αίτημα συντήρησης με τρέχουσα ή μελλοντική ημερομηνία συμβάντος, η ανάθεση ενός προμηθευτή ενεργοποιεί ένα σύστημα αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων μέσω email:

1. Τα στοιχεία του email: Ο ανατεθειμένος προμηθευτής λαμβάνει ένα άμεσο email που περιγράφει το πρόβλημα, συμπεριλαμβανομένου του τίτλου, της περιγραφής, της διεύθυνσης του ακινήτου, του επιπέδου προτεραιότητας και οποιουδήποτε εκτιμώμενου κόστους έχετε παράσχει.
2. Πρόσβαση χωρίς τριβές: Ο προμηθευτής σας ΔΕΝ χρειάζεται να δημιουργήσει λογαριασμό Landager ή να απομνημονεύσει κωδικό πρόσβασης.
3. Απαντήσεις με ένα κλικ: Το email περιέχει ασφαλείς συνδέσμους δράσης μιας χρήσης. Απλώς κάνουν κλικ στο "Αποδοχή εργασίας" (Accept Job) ή "Απόρριψη εργασίας" (Decline Job) απευθείας από το email, γεγονός που ενημερώνει άμεσα την κατάσταση του αιτήματος στον πίνακα ελέγχου σας.

[!TIP] Καταγραφή προηγούμενων εργασιών: Εάν επιλέξετε μια Ημερομηνία Συμβάντος στο παρελθόν, το Landager μεταβαίνει από προεπιλογή σε αθόρυβη λειτουργία χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου "Καταγραφή ως προηγούμενη εργασία" (Log as past task). Όταν είναι επιλεγμένο, η αυτοματοποιημένη ειδοποίηση προμηθευτή απενεργοποιείται, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε τα αρχεία σας χωρίς να ενοχλείτε τους εργολάβους σας με ειδοποιήσεις για παλαιότερα γεγονότα.

Ανάθεση υπαρχόντων έναντι νέων προμηθευτών

Ανάθεση υπάρχοντος εργολάβου:

1. Εντοπίστε το αναπτυσσόμενο μενού Προμηθευτής (Vendor) στη φόρμα αιτήματος.
2. Αναζητήστε τον εργολάβο με το όνομά του.
3. Επιλέξτε τον από τα αποτελέσματα.

Δημιουργία προμηθευτή εντός της φόρμας: Εάν πρόκειται για νέο εργολάβο, δεν χρειάζεται να αποχωρήσετε από τη σελίδα:

1. Πληκτρολογήστε το όνομά του στο αναπτυσσόμενο μενού.
2. Κάντε κλικ στο "Δημιουργία νέου προμηθευτή" (Create New Vendor).
3. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του (απαραίτητη για ειδοποιήσεις) και τον αριθμό τηλεφώνου του.
4. Προστίθενται μόνιμα στον Κατάλογο ΠρομηθευτώνΗ προεπισκόπηση δεν είναι διαθέσιμη σας και επιλέγονται αυτόματα για αυτό το αίτημα.

Πώς εμφανίζονται οι πληροφορίες προμηθευτή

Μόλις ανατεθεί ένας προμηθευτής, η κάρτα αιτήματος συντήρησης εμφανίζει ευκρινώς το Όνομα Προμηθευτή, καθιστώντας σαφές στην ομάδα σας ποιος χειρίζεται την επισκευή.

Εάν ο αρχικός προμηθευτής σας κάνει κλικ στο "Απόρριψη εργασίας" από το email του ή επικοινωνήσει μαζί σας για να πει ότι δεν μπορεί να ολοκληρώσει την εργασία, απλώς επεξεργαστείτε το αίτημα συντήρησης και αναθέστε έναν διαφορετικό προμηθευτή. Ο νέος προμηθευτής θα λάβει άμεση ειδοποίηση και το ιστορικό του αιτήματος θα καταγραφεί με ασφάλεια στα Αρχεία Καταγραφής ΔραστηριότηταςΗ προεπισκόπηση δεν είναι διαθέσιμη.

Βέλτιστη πρακτική

Να αναθέτετε πάντα έναν προμηθευτή, ακόμη και για μικρές επισκευές που σκοπεύετε να χειριστείτε μόνοι σας. Δημιουργήστε μια εγγραφή προμηθευτή "Εσωτερικού Συνεργάτη" (In-House) και αναθέστε την σε αιτήματα που διορθώνετε προσωπικά. Αυτό διασφαλίζει ότι τα αναλυτικά στοιχεία συντήρησης καταγράφουν με ακρίβεια κάθε επισκευή, όχι μόνο αυτές που ανατίθενται σε εξωτερικούς εργολάβους.