Mejores prácticas para el mantenimiento de registros de gastos y la preparación de impuestos

Los gastos de su propiedad de alquiler son deducibles de impuestos. Pero sólo si están debidamente documentados. Landager le proporciona las herramientas: estas mejores prácticas garantizan que las utilice de forma eficaz.

Hábito 1: Registrar gastos en tiempo real

No espere hasta fin de mes para ingresar 30 gastos de una pila de recibos. Registre cada gasto el mismo día en que se incurre utilizando la interfaz móvil de Landager.

Cuanto más espere, mayor será el riesgo de:

• Perder el recibo en papel.
• Olvidar la cantidad exacta.
• No recordar a qué propiedad o unidad pertenece el costo.

Hábito 2: Cargar siempre el recibo

Cada entrada de gastos debe tener un recibo o factura adjunto. The IRS requires "adequate records" for every deduction. Una entrada Landager sin recibo es mejor que nada, pero una entrada Landager con recibo es a prueba de auditorías.

Hábito 3: escribir resúmenes descriptivos

Cuando su contador público ve "Reparación - $500" en diciembre, no tiene idea de qué era. Cuando ven "Calentador de agua reemplazado, Unidad 3A, Rheem XG50T06EC36U1, instalado por Mike's Plumbing el 15/12/2025", pueden categorizarlo instantáneamente como una mejora de capital y aplicar el programa de depreciación correcto.

Hábito 4: Etiquetar cada gasto con un proveedor

Como se analiza en Asignación de un proveedor a un gasto, el etiquetado permite el análisis de gastos anuales y los informes 1099. Haga de esto una parte no negociable de su flujo de trabajo de entrada de gastos.

Hábito 5: Conciliación mensual

El último día de cada mes:

1. Exporte sus gastos del mes.
2. Compare el total con su extracto bancario.
3. Si los totales coinciden: ✅Tu contabilidad es hermética.
4. Si hay un espacio vacío: busque la entrada que falta (generalmente una pequeña compra de ferretería que olvidó registrar).

Hábito 6: Revisión de fin de año

Antes de declarar impuestos:

1. Exportar el año calendario completo de gastos.
2. Ordene por propiedad para calcular las deducciones por propiedad.
3. Ordene por proveedor para identificar cualquier contratista que requiera una presentación 1099.
4. Verifique que cada gasto de alto valor (>$500) tenga un recibo adjunto.
5. Envíe el paquete completo a su CPA con confianza.

Categorías de deducibles comunes

Para los propietarios con sede en EE. UU., las categorías típicas de gastos deducibles incluyen:

• Reparaciones y mantenimiento
• Primas de seguros de propiedad
• Software de gestión de propiedades (¡el propio Landager!)
• Mano de obra del proveedor/contratista
• Servicios de control de plagas.
• Paisajismo y remoción de nieve.
• Honorarios legales y contables.
• Publicidad de unidades vacantes.