מעקב אחר עלויות והעלאת חשבוניות
כיצד להשוות תקציבי תחזוקה, לתעד עלויות בפועל בעת סיום עבודה, להפריד בין תיעוד ביצוע למסמכים פיננסיים, ולהפיק רשומות הוצאות באופן אוטומטי.
מעקב אחר לוגיקת תחזוקה אינו מסתכם רק בתיקון הכיור; הוא נועד להבטיח שהספרים הפיננסיים שלכם יישארו מסודרים ללא מאמץ מיותר. Landager משיגה זאת על ידי שילוב תהליך סיום התחזוקה ישירות בתוך ספר החשבונות שלכם.
הגדרת התקציב (עלות משוערת)
במהלך יצירת הבקשה, באפשרותכם להזין את ההערכה הטובה ביותר שלכם לעלות התיקון לפני שהספק מתחיל בעבודה. זה שימושי עבור:
- תכנון תזרים מזומנים: אם ידוע לכם על שלושה תיקונים ממתינים עם הערכות משולבות של 2,000$, תוכלו להבטיח רזרבות מתאימות.
- אישור תקציב: אם אתם מנהלים נכסים עבור משקיע, ייתכן שהוא ידרוש אישור עלויות מעל רף מסוים.
- משא ומתן עם ספקים: קיום הערכה כתובה במערכת מעניק לכם מנוף אם החשבונית הסופית מגיעה בסכום גבוה משמעותית.
סימון כהושלם וציון העלות בפועל
כאשר הספק מסיים את העבודה ומגיש חשבונית, עליכם ללחוץ על "Mark Complete" (סמן כהושלם) בלוח הבקרה. פעולה זו פותחת את חלון סיום העבודה, שבו אתם מקבעים את הנתונים הפיננסיים:
- עלות בפועל: הסכום הכספי המדויק שחייבים או ששולם לספק.
- חיוב הדייר: סמנו תיבה זו אם הדייר גרם לנזק ועליו לשאת באחריות הפיננסית.
הפרדת העלאת מסמכים
טופס סיום העבודה מחייב הפרדה ברורה בין תיעוד תפעולי לבין מסמכי מס פיננסיים.
- תמונות / סרטוני משימה: העלו תמונות או קבצי וידאו (עד 30MB) המציגים את עבודת התיקון שהושלמה (למשל, קליפ קצר של יחידת ה-HVAC החדשה שהותקנה כשהיא פועלת).
- חשבוניות / קבלות: העלו קבצי PDF או תמונות (עד 10MB) של החשבון הרשמי שסופק על ידי הקבלן, או תמונה של הקבלה מחנות חומרי הבניין.
ספר ההוצאות האוטומטי
אתם לא צריכים לרשום הוצאה באופן ידני. מכיוון שכבר ביצעתם את העבודה במהלך שלב הסיום, Landager תפיק באופן אוטומטי רשומת הוצאה ייעודית המקושרת לנכס זה.
המערכת עוקבת אחר הסיפור התפעולי (מה התקלקל, מי תיקן, כמה זמן זה לקח) בכרטיס התחזוקה, בעוד שהיא עוקבת אחר הסיפור הפיננסי (כמה זה עלה, איזה ספק קיבל תשלום, והחשבונית המצורפת) באופן מסונכרן בדוחות ההוצאות שלכם.
מוכן לפשט את עסק ההשכרה שלך?
הצטרפו לאלפי בעלי דירות עצמאיים אשר ייעלו את עסקיהם עם לנדגר.
קריאה קשורה
כיצד ליצור בקשת תחזוקה חדשה
מדריך שלב אחר שלב לרישום הזמנת עבודה לתחזוקה. קשרו את הבקשה ליחידה, תעדו משימות היסטוריות, העלו תמונות של נזקים וטפלו בבקשות שהוגשו על ידי דיירים דרך הפורטל.
הקצאת ספק להוצאה
כיצד לתייג הוצאות עם ספקים ספציפיים מהספרייה שלך, וכיצד ליצור ספק חדש בשורה מבלי לעזוב את טופס ההוצאה.