Monitoraggio dei costi e caricamento delle fatture
Come confrontare i budget di manutenzione, registrare i costi effettivi al completamento, separare le prove degli interventi dai documenti finanziari e generare automaticamente i registri delle spese.
Il monitoraggio della logica di manutenzione non riguarda solo la riparazione di un lavandino; si tratta di garantire che la contabilità rimanga in ordine senza sforzi aggiuntivi. Landager raggiunge questo obiettivo integrando il processo di completamento della manutenzione direttamente nel tuo registro contabile.
Impostazione del budget (Costo stimato)
Durante la creazione della richiesta, puoi inserire una stima del costo della riparazione prima che il fornitore inizi i lavori. Questo è utile per:
- Pianificazione del flusso di cassa: Se sai che ci sono tre riparazioni in sospeso con stime complessive di 2.000 $, puoi assicurarti di avere riserve adeguate.
- Approvazione del budget: Se gestisci proprietà per un investitore, potrebbe essere richiesta l'approvazione dei costi al di sopra di una certa soglia.
- Negoziazione con i fornitori: Avere un preventivo scritto nel sistema ti offre un vantaggio se la fattura finale dovesse risultare significativamente più alta.
Contrassegnare come completato e fornire il costo effettivo
Quando il fornitore termina il lavoro e invia una fattura, fai clic su "Mark Complete" (Contrassegna come completato) nella dashboard. Questo apre la finestra di completamento, dove puoi definire i dati finanziari:
- Costo effettivo: L'importo monetario esatto dovuto o pagato al fornitore.
- Addebito all'inquilino: Seleziona questa casella se il danno è stato causato dall'inquilino e quest'ultimo deve esserne ritenuto finanziariamente responsabile.
Caricamento separato dei documenti
Il modulo di completamento impone una netta separazione tra le prove operative e la documentazione fiscale finanziaria.
- Foto / Video dell'attività: Carica immagini o file video (fino a 30 MB) che mostrano il lavoro di riparazione completato (ad esempio, una breve clip dell'unità HVAC appena installata in funzione).
- Fatture / Ricevute: Carica PDF o immagini (fino a 10 MB) della fattura ufficiale fornita dall'appaltatore o una foto della ricevuta del negozio di ferramenta.
Il registro spese automatico
NON è necessario registrare manualmente una spesa. Poiché hai già svolto il lavoro durante la fase di completamento, Landager genererà automaticamente un registro delle spese dedicato collegato a questa proprietà.
Il sistema traccia la storia operativa (cosa si è rotto, chi l'ha riparato, quanto tempo ha richiesto) nel ticket di manutenzione, mentre traccia la storia finanziaria (quanto è costato, quale fornitore è stato pagato e la fattura allegata) in modo sincrono nei tuoi report delle spese.
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