Comprendere gli stati degli inquilini (attivo e passato)
Scopri come il motore di automazione Landager classifica gli inquilini come Attivi o Passati in base al fatto che abbiano un contratto di locazione attualmente attivo e come filtrarli.
La tua Directory inquilini principale può crescere fino a contenere centinaia di nomi nel corso di alcuni anni di gestione delle proprietà. Per mantenere utile questo elenco, Landager classifica automaticamente ogni persona in uno dei due stati: Attivo o Passato.
I due status di inquilino
1. Attivo (badge verde)
Un inquilino "attivo" è qualcuno che attualmente ti deve l'affitto.
Possiedono logicamente almeno un Lease la cui Data di inizio è nel passato e la cui Data di fine è vuota (mese per mese) o nel futuro.
2. Passato (badge grigio)
Un inquilino "passato" è qualcuno il cui rapporto giuridico con te è concluso.
Possiedono logicamente zero contratti di locazione attivi. I loro contratti di locazione precedenti sono scaduti naturalmente o sono stati risolti manualmente.
Come lo stato si aggiorna automaticamente
Non modifichi mai manualmente lo stato di un inquilino tra Attivo e Passato.
Proprio come Aggiornamenti sull'occupazione delle unità, lo stato dell'inquilino riflette i contratti del mondo reale. È interamente legato ai loro contratti di locazione.
- Diventare attivo: il giorno esatto in cui inizia il nuovo contratto di locazione di un inquilino, il sistema trasforma automaticamente il suo profilo in "Attivo".
- Diventare passato: il giorno esatto in cui termina il contratto di locazione (e presupponendo che non abbiano un rinnovo firmato), il sistema trasforma automaticamente il loro profilo in "Passato".
Perché mantenere gli inquilini passati nel database?
Potresti chiederti perché non dovresti semplicemente eliminare un inquilino nel momento in cui se ne va. Ci sono tre ragioni fondamentali per cui Landager preserva gli ex inquilini:
- Integrità del registro storico: per sopravvivere a un controllo dell'IRS, devi dimostrare chi ti ha pagato l'affitto registrato nel 2022. Se elimini la persona che lo ha pagato, il tuo registro storico perde la traccia cartacea.
- Riconciliazione del deposito cauzionale: anche dopo la scadenza del contratto di locazione e il trasferimento dell'inquilino, tecnicamente gli devi ancora una riconciliazione del deposito cauzionale. Mantenere attivo il loro profilo ti consente di documentare il pagamento finale.
- Lista "Non affittare": Mantenere il profilo di un cattivo inquilino nel sistema funge da lista nera interna. Se anni dopo fanno domanda per un'altra delle tue proprietà, il loro nome verrà visualizzato nel loro vecchio profilo, completo di note private che spiegano in dettaglio perché non dovresti affittargli di nuovo.
Puoi nascondere facilmente gli inquilini passati dalla tua visualizzazione quotidiana utilizzando i Filtri directory.
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