Znaczenie pola wyboru depozytu zabezpieczającego

Podczas Tworzenia nowej umowy najmu sekcja finansowa zawiera specjalne pole na Kwotę depozytu, po którym bezpośrednio znajduje się proste pole wyboru oznaczone „Depozyt opłacony.”

Choć pozornie niewielkie, to pole wyboru jest kluczowym narzędziem operacyjnym do zarządzania chaotycznym przebiegiem przeprowadzki.

Rzeczywistość przeprowadzki

W tradycyjnym zarządzaniu nieruchomościami podpisanie umowy najmu i fizyczna wymiana środków nie zawsze zachodzą jednocześnie.

Możesz wysłać najemcy e-mailem umowę najmu we wtorek, on podpisze ją cyfrowo w środę, ale nie spotykasz się z nim, aby przeprowadzić instruktaż i odebrać czek kasjerski aż do piątku rano.

W ciągu tej 72-godzinnej przerwy umowa najmu jest legalnie „aktywna” w systemie, ale nie zabezpieczyłeś środków potrzebnych do przekazania kluczy.

Jak pole wyboru Cię chroni

Projektując przepływ pracy wokół tego pola wyboru, eliminujesz ryzyko przypadkowego przyznania dostępu bez płatności:

1. Przy tworzeniu umowy najmu: Tworząc umowę w Landager we wtorek, wpisujesz wymaganą kaucję w wysokości 1000 USD, ale pozostawiasz pole „Depozyt opłacony” NIEZAZNACZONE.
2. Ostrzeżenie w panelu: Ponieważ to pole nie jest zaznaczone, Widok szczegółów najmu wyraźnie pokaże, że kaucja jest nadal oczekująca. Każdy członek Twojego zespołu przeglądający plik natychmiast to zobaczy.
3. Wymiana fizyczna: W piątek rano najemca wręcza Ci czek kasjerski.
4. Aktualizacja rekordu: Natychmiast otwierasz Landager na swoim telefonie, przechodzisz do nowo podpisanej umowy najmu, klikasz „Edytuj”, zaznaczasz pole „Depozyt wpłacony” i klikasz Zapisz.

Dlaczego nie jest ona śledzona jako „opłata za czynsz”

Możesz się zastanawiać, dlaczego Landager nie tylko rejestruje kaucję jako standardową płatność czynszu.

Jest to celowa separacja finansowa. Kaucje zabezpieczające są zazwyczaj przechowywane na oddzielnych rachunkach powierniczych i technicznie rzecz biorąc stanowią pieniądze najemcy przechowywane w funduszach powierniczych, natomiast opłaty za czynsz są uznawane za przychód Twojej firmy.

Śledząc kaucję wyłącznie w formie pola wyboru statusu w samym zapisie najmu, Landager zapobiega sztucznemu zawyżaniu miesięcznych raportów przychodów o 1000 USD w tygodniu, w którym wprowadza się nowy najemca.