Înțelegerea câmpurilor de cheltuieli

Înțelegerea a ceea ce face fiecare câmp din formularul de cheltuieli vă ajută să mențineți o evidență financiară curată, pregătită pentru audit.

Câmpuri obligatorii

Descriere

Un rezumat în text liber al pe care ai cheltuit banii. Fii specific.

• ✅ Bine: „S-a înlocuit depozitul de gunoi în bucătăria Unității 2B”
• ❌ Prost: „Reparare”

Sumă

Costul total al cheltuielii în moneda implicită a contului dvs. Introduceți suma brută (înainte de impozitare dacă urmăriți taxele separat, după impozitare dacă nu).

Data

Data la care a fost efectuată cheltuiala. Aceasta determină în ce lună și an este atribuită cheltuiala în rapoartele dvs.

Câmpuri opționale (dar recomandate).

Proprietate

Leagă cheltuiala cu o anumită clădire. Esențial pentru analiza profitabilității pe proprietate.

Unitate

Restrânge și mai mult cheltuiala la un anumit spațiu de închiriat. Util pentru urmărirea costurilor pe unitate de viață.

Furnizor

Selectați din Vendor Directory sau creați un nou furnizor în linie. Urmăriți care contractori vă costă cel mai mult.

Cerere de întreținere

Dacă această cheltuială provine dintr-un bilet de reparație, conectați-l aici pentru trasabilitatea completă de la bilet la factură.

Atașamente

Încărcați chitanța fizică sau factura PDF. Consultați Încărcarea chitanțelor și a facturilor pentru formatele și limitele acceptate.

Note

Context intern (de exemplu, „Vânzătorul a oferit o reducere de 10% pentru plata în numerar. Rata normală ar fi fost de 550 USD.”).

Cele mai bune practici

1. Scrieți întotdeauna rezumate descriptive: „Repararea” este inutilă la momentul taxelor. „Înlocuit încălzitorul de apă caldă în Unitatea 4B, model Rheem XG50” este exact ceea ce are nevoie CPA-ul dumneavoastră.
2. Atașați întotdeauna chitanțe: IRS solicită documentație pentru fiecare deducere. Având chitanța atașată digital la înregistrarea exactă a cheltuielilor, elimină coșmarul cutiei de pantofi cu chitanțe.
3. Setați întotdeauna data corectă: folosirea datei de azi când cheltuielile au avut loc luna trecută va modifica rapoartele lunare. Utilizați data reală a facturii.