Čo je to správa dokumentov v Landageri?

Okrem lízingových PDF a potvrdení o výdavkoch zahŕňa správa nehnuteľností kopec dodatočnej papierovačky: oznámenia o zhode, potvrdenia o poistení, dokumenty HOA, parkovacie povolenia a ďalšie.

Systém Správa dokumentov spoločnosti Landager poskytuje centralizované centrum na ukladanie a sledovanie všetkých týchto súborov.

Čo môžete uložiť

Centrum dokumentov akceptuje akýkoľvek typ súboru, ktorý potrebujete archivovať:

• Právne oznámenia (oznámenia o vysťahovaní, upozornenia na porušenie prenájmu, listy o neobnovení)
• Poistné certifikáty (nehnuteľnosť, poistenie proti povodniam, zastrešujúce zmluvy)
• Dokumenty HOA (stanovy, zápisnice zo stretnutí, oznámenia o hodnotení)
• Súlad s vládou (informácie o olovenej farbe, osvedčenia o požiarnej kontrole)
• Potvrdenia a dodatky (dodatky k lízingu, zmluvy o domácich miláčikoch, zmluvy o parkovaní)

Sledovanie stavu dokumentu

Každý dokument môže byť označený stavom životného cyklu:

• Koncept: Dokument ste vytvorili alebo odovzdali, ale ešte ste ho nedoručili.
• Odoslané: Dokument bol doručený príslušnej strane.
• Čiastočne podpísané: Dokumenty s viacerými stranami, ktoré niektorí podpisujúci dokončili, ale iní nie.
• Podpísané: Všetky strany plne podpísali dokument.
• Platnosť vypršala: Doba platnosti dokumentu uplynula.

Sledovanie signatárov

Pri dokumentoch vyžadujúcich podpis (napr. dodatky k prenájmu) môžete sledovať, ktoré strany musia podpísať a ktoré už proces dokončili.

Ako sa dokumenty líšia od príloh prenájmu

Prílohy o prenájme sú súbory kontextovo viazané na konkrétne obdobie prenájmu. Centrum správy dokumentov je určené pre všeobecné súbory týkajúce sa majetku, ktoré môžu zahŕňať viacero prenájmov alebo sa môžu vzťahovať na majetok ako celok.

Napríklad: Potvrdenie o požiarnej kontrole sa vzťahuje na budovu, nie na nájomnú zmluvu konkrétneho nájomcu. Patrí do Centra dokumentov.