การติดตามต้นทุนและการอัปโหลดใบแจ้งหนี้

การติดตามตรรกะการบำรุงรักษาไม่ใช่แค่เรื่องของการซ่อมก๊อกน้ำ แต่เป็นเรื่องของการทำให้บัญชีการเงินของคุณมีความถูกต้องโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม Landager ทำสิ่งนี้ได้โดยการรวมกระบวนการเสร็จสิ้นงานบำรุงรักษาเข้ากับบัญชีแยกประเภทของคุณโดยตรง

การตั้งงบประมาณ (ต้นทุนโดยประมาณ)

ในระหว่างการสร้างคำขอ คุณสามารถระบุค่าใช้จ่ายโดยประมาณสำหรับการซ่อมแซม ก่อน ที่ผู้รับเหมาจะเริ่มงาน ซึ่งมีประโยชน์สำหรับ:

• การวางแผนกระแสเงินสด: หากคุณทราบว่ามีการซ่อมแซมที่รอดำเนินการอยู่ 3 รายการโดยมีงบประมาณรวม 2,000 ดอลลาร์ คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเงินสำรองเพียงพอ
• การอนุมัติงบประมาณ: หากคุณจัดการทรัพย์สินให้กับนักลงทุน พวกเขาอาจต้องการการอนุมัติค่าใช้จ่ายหากเกินเกณฑ์ที่กำหนด
• การเจรจากับผู้รับเหมา: การมีประมาณการที่เป็นลายลักษณ์อักษรในระบบช่วยให้คุณมีอำนาจต่อรองหากใบแจ้งหนี้สุดท้ายสูงกว่าที่คาดการณ์ไว้มาก

การทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นและการระบุต้นทุนจริง

เมื่อผู้รับเหมาทำงานเสร็จและส่งใบแจ้งหนี้ ให้คุณคลิก "Mark Complete" (ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น) บนแดชบอร์ด ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการเสร็จสิ้นงานขึ้นมาเพื่อให้คุณระบุข้อมูลทางการเงิน:

1. Actual Cost (ต้นทุนจริง): จำนวนเงินที่แน่นอนที่ต้องชำระหรือจ่ายให้กับผู้รับเหมา
2. Charge to Tenant (เรียกเก็บจากผู้เช่า): ทำเครื่องหมายในช่องนี้หากผู้เช่าเป็นผู้ก่อให้เกิดความเสียหายและต้องรับผิดชอบทางการเงิน

การแยกอัปโหลดเอกสาร

แบบฟอร์มการเสร็จสิ้นงานจะบังคับให้มีการแยกหลักฐานการดำเนินงานออกจากเอกสารภาษีทางการเงินอย่างชัดเจน

• Task Photos / Videos (รูปภาพ/วิดีโอของงาน): อัปโหลดรูปภาพหรือไฟล์วิดีโอ (สูงสุด 30MB) ที่แสดงงานซ่อมแซมที่เสร็จสมบูรณ์ (เช่น คลิปสั้นๆ ของเครื่องปรับอากาศที่ติดตั้งใหม่ขณะทำงาน)
• Invoices / Receipts (ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ): อัปโหลดไฟล์ PDF หรือรูปภาพ (สูงสุด 10MB) ของใบเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการจากผู้รับเหมา หรือรูปถ่ายใบเสร็จจากร้านขายอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์

บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

คุณ ไม่จำเป็น ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง เนื่องจากคุณได้ดำเนินการในขั้นตอนการเสร็จสิ้นงานแล้ว Landager จะสร้างบันทึกค่าใช้จ่าย (Expense record) ที่เชื่อมโยงกับทรัพย์สินนี้โดยอัตโนมัติ

ระบบจะติดตาม เรื่องราวการดำเนินงาน (สิ่งที่เสียหาย, ใครเป็นผู้ซ่อม, ใช้เวลานานเท่าใด) ไว้ในตั๋วการบำรุงรักษา ในขณะที่ติดตาม เรื่องราวทางการเงิน (มีค่าใช้จ่ายเท่าใด, จ่ายเงินให้ผู้รับเหมาคนใด และใบแจ้งหนี้ที่แนบมา) ไปพร้อมกันในรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ