Розуміння полів витрат

Розуміння того, що робить кожне поле у формі витрат, допоможе вам підтримувати чистий фінансовий звіт, готовий до аудиту.

Обов'язкові поля

Опис

Короткий опис того, на що ви витратили гроші, у вільному тексті. Будьте конкретними.

• ✅ Добре: «Замінено сміттєзбірник на кухні Блоку 2Б»
• ❌ Погано: "Ремонт"

Сума

Загальна вартість витрат у валюті вашого облікового запису за умовчанням. Введіть валову суму (до оподаткування, якщо ви відстежуєте податки окремо, після оподаткування, якщо ні).

Дата

Дата виникнення витрат. Це визначає, до якого місяця та року витрати відносяться у ваших звітах.

Необов'язкові (але рекомендовані) поля

Власність

Прив’язує витрати до конкретної будівлі. Необхідний для аналізу прибутковості окремого об’єкта.

Одиниця

Додатково звужує витрати до конкретного орендованого приміщення. Корисно для відстеження витрат на одиницю протягом усього терміну служби.

Продавець

Виберіть у своєму Каталозі постачальників або створіть нового постачальника. Відстежуйте, які підрядники обходяться вам найдорожче.

Запит на обслуговування

Якщо ці витрати виникли з квитка на ремонт, зв’яжіть його тут, щоб повністю відстежувати квитанцію до рахунка-фактури.

Вкладення

Завантажте фізичну квитанцію або рахунок у форматі PDF. Перегляньте Завантаження квитанцій і рахунків-фактур, щоб дізнатися про підтримувані формати та обмеження.

Примітки

Внутрішній контекст (наприклад, «Продавець запропонував знижку 10% за оплату готівкою. Звичайна ставка становила б 550 доларів США»).

Найкращі практики

1. Завжди пишіть описові підсумки: «Ремонт» марний у податковий час. «Замінений водонагрівач на блоці 4B, модель Rheem XG50» — саме те, що потрібно вашому CPA.
2. Завжди додавайте квитанції: IRS вимагає документацію для кожного відрахування. Прикріплення квитанції в цифровому вигляді до точного запису про витрати позбавляє від кошмару коробок із квитанціями.
3. Завжди встановлюйте правильну дату: використання сьогоднішньої дати, коли витрати фактично відбулися минулого місяця, спотворить ваші місячні звіти. Використовуйте фактичну дату рахунку-фактури.