Quản lý tài liệu trong Landager là gì?

Ngoài các tệp PDF cho thuê và biên lai chi phí, việc quản lý tài sản còn bao gồm hàng núi giấy tờ bổ sung: thông báo tuân thủ, chứng nhận bảo hiểm, tài liệu HOA, giấy phép đậu xe, v.v.

Hệ thống Quản lý tài liệu của Landager cung cấp một trung tâm tập trung để lưu trữ và theo dõi tất cả các tệp này.

Những gì bạn có thể lưu trữ

Trung tâm tài liệu chấp nhận mọi loại tệp bạn cần lưu trữ:

• Thông báo pháp lý (thông báo trục xuất, cảnh báo vi phạm hợp đồng thuê, thư không gia hạn)
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (trách nhiệm tài sản, bảo hiểm lũ lụt, hợp đồng bảo hiểm)
• Tài liệu HOA (quy chế, biên bản họp, thông báo đánh giá)
• Tuân thủ Chính phủ (tiết lộ về sơn có chì, giấy chứng nhận kiểm tra hỏa hoạn)
• ** Biên nhận và sửa đổi ** (phụ lục hợp đồng thuê, thỏa thuận thú cưng, thỏa thuận đỗ xe)

Theo dõi trạng thái tài liệu

Mỗi tài liệu có thể được gắn thẻ với trạng thái vòng đời:

• Bản nháp: Bạn đã tạo hoặc tải tài liệu lên nhưng chưa gửi đi.
• Đã gửi: Văn bản đã được chuyển giao cho bên liên quan.
• Đã ký một phần: Tài liệu của nhiều bên trong đó một số người ký đã hoàn thành nhưng những người khác thì chưa.
• Đã ký: Các bên đã ký đầy đủ văn bản.
• Expired: Giấy tờ đã hết thời hạn hiệu lực.

Người ký theo dõi

Đối với các tài liệu yêu cầu chữ ký (ví dụ: sửa đổi hợp đồng thuê), bạn có thể theo dõi bên nào cần ký và bên nào đã hoàn tất quy trình.

Tài liệu khác với tài liệu đính kèm hợp đồng thuê như thế nào

Tệp đính kèm hợp đồng thuê là các tệp được gắn theo ngữ cảnh với một khoảng thời gian thuê cụ thể. Trung tâm Quản lý Tài liệu dành cho các tệp liên quan đến tài sản chung có thể trải rộng trên nhiều hợp đồng thuê hoặc áp dụng cho toàn bộ tài sản.

Ví dụ: Giấy chứng nhận kiểm tra hỏa hoạn áp dụng cho tòa nhà chứ không áp dụng cho hợp đồng thuê của một người thuê nhà cụ thể. Nó thuộc về Trung tâm Tài liệu.