Theo dõi chi phí & Tải lên hóa đơn
Cách so sánh ngân sách bảo trì, ghi lại chi phí thực tế khi hoàn thành, tách biệt bằng chứng công việc khỏi tài liệu tài chính và tự động tạo hồ sơ chi phí.
Việc theo dõi logic bảo trì không chỉ đơn thuần là sửa chữa bồn rửa; mà còn là đảm bảo sổ sách tài chính của bạn luôn minh bạch mà không tốn thêm công sức. Landager thực hiện điều này bằng cách tích hợp trực tiếp quy trình hoàn thành bảo trì vào sổ cái của bạn.
Thiết lập ngân sách (Chi phí ước tính)
Trong quá trình tạo yêu cầu, bạn có thể nhập ước tính chi phí sửa chữa trước khi nhà cung cấp bắt đầu công việc. Điều này hữu ích cho:
- Lập kế hoạch dòng tiền: Nếu bạn biết có ba yêu cầu sửa chữa đang chờ xử lý với tổng ước tính là 2.000 đô la, bạn có thể đảm bảo đủ nguồn dự phòng.
- Phê duyệt ngân sách: Nếu bạn quản lý bất động sản cho nhà đầu tư, họ có thể yêu cầu phê duyệt chi phí nếu vượt quá một ngưỡng nhất định.
- Đàm phán với nhà cung cấp: Việc có một bản ước tính bằng văn bản trong hệ thống giúp bạn có lợi thế nếu hóa đơn cuối cùng cao hơn đáng kể.
Đánh dấu hoàn thành & Cung cấp chi phí thực tế
Khi nhà cung cấp hoàn thành công việc và gửi hóa đơn, bạn nhấp vào "Mark Complete" (Đánh dấu hoàn thành) trên bảng điều khiển. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ hoàn thành, nơi bạn chốt các thông tin tài chính:
- Actual Cost (Chi phí thực tế): Số tiền chính xác phải trả hoặc đã trả cho nhà cung cấp.
- Charge to Tenant (Tính phí cho khách thuê): Đánh dấu vào ô này nếu khách thuê là người gây ra hư hỏng và phải chịu trách nhiệm tài chính.
Tách biệt việc tải lên tài liệu
Biểu mẫu hoàn thành buộc phải có sự tách biệt rõ ràng giữa bằng chứng vận hành và tài liệu thuế tài chính.
- Ảnh / Video công việc: Tải lên hình ảnh hoặc tệp video (tối đa 30MB) hiển thị công việc sửa chữa đã hoàn thành (ví dụ: một đoạn clip ngắn về thiết bị HVAC mới lắp đặt đang hoạt động).
- Hóa đơn / Biên lai: Tải lên tệp PDF hoặc hình ảnh (tối đa 10MB) của hóa đơn chính thức do nhà thầu cung cấp, hoặc ảnh chụp biên lai từ cửa hàng vật liệu.
Sổ cái chi phí tự động
Bạn KHÔNG cần phải ghi lại chi phí theo cách thủ công. Vì bạn đã thực hiện việc này trong bước hoàn thành, Landager sẽ tự động tạo một hồ sơ Chi phí chuyên biệt được liên kết với bất động sản này.
Hệ thống theo dõi câu chuyện vận hành (cái gì bị hỏng, ai đã sửa, mất bao lâu) trên phiếu Bảo trì, đồng thời theo dõi câu chuyện tài chính (chi phí bao nhiêu, nhà cung cấp nào đã được thanh toán và hóa đơn đính kèm) một cách đồng bộ trên các báo cáo Chi phí của bạn.
Sẵn sàng để đơn giản hóa việc kinh doanh cho thuê của bạn?
Tham gia cùng hàng nghìn chủ nhà độc lập đã hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của họ với Landager.
Bài đọc liên quan
Cách tạo Yêu cầu Bảo trì mới
Hướng dẫn từng bước để ghi lại lệnh công việc bảo trì. Liên kết yêu cầu với một căn hộ, ghi lùi ngày các tác vụ lịch sử một cách an toàn, tải lên ảnh hư hỏng và xử lý các yêu cầu từ cổng thông tin của khách thuê.
Chỉ định nhà cung cấp cho một khoản chi phí
Cách gắn thẻ chi phí với các nhà cung cấp cụ thể từ thư mục của bạn và cách tạo nội tuyến nhà cung cấp mới mà không cần rời khỏi biểu mẫu chi phí.