Cách tạo Yêu cầu Bảo trì mới
Hướng dẫn từng bước để ghi lại lệnh công việc bảo trì. Liên kết yêu cầu với một căn hộ, ghi lùi ngày các tác vụ lịch sử một cách an toàn, tải lên ảnh hư hỏng và xử lý các yêu cầu từ cổng thông tin của khách thuê.
Khi có sự cố xảy ra tại một trong các căn hộ của bạn, hệ thống Yêu cầu Bảo trì của Landager giúp bạn theo dõi vấn đề từ báo cáo ban đầu cho đến khi giải quyết xong, lưu trữ hóa đơn và tự động tạo chi phí.
Bước 1: Mở Biểu mẫu Yêu cầu
- Điều hướng đến Maintenance trong thanh bên.
- Nhấp vào "New Request" ở góc trên bên phải.
Bước 2: Liên kết với Căn hộ và Khách thuê
- Property: Chọn tòa nhà.
- Unit: Chọn căn hộ cụ thể đang gặp sự cố.
- Tenant: Tùy chọn chọn khách thuê liên quan đến yêu cầu.
Bước 3: Thiết lập Dòng thời gian Sự cố (Ghi lùi ngày)
Ngày xảy ra sự cố được tự động đặt là hôm nay. Tuy nhiên, Landager cho phép bạn theo dõi các hồ sơ lịch sử:
- Nếu bạn chọn một ngày trong quá khứ, hệ thống sẽ tự động hiển thị một hộp kiểm: "Log as past task — no vendor notification will be sent."
- Bằng cách giữ nguyên hộp kiểm này, bạn có thể ghi lùi ngày bảo trì cho hồ sơ của mình mà không vô tình gửi email cho nhà cung cấp.
Bước 4: Mô tả Sự cố
- Title: Tóm tắt ngắn gọn (ví dụ: "Vòi nước nhà bếp bị rò rỉ").
- Description: Giải thích chi tiết bao gồm vị trí trong căn hộ, mức độ nghiêm trọng và bất kỳ biện pháp tạm thời nào đã thực hiện.
- Category: Chọn từ Plumbing (Hệ thống nước), Electrical (Điện), HVAC (Điều hòa/Thông gió), Appliance (Thiết bị), Structural (Kết cấu), Pest Control (Kiểm soát côn trùng), Landscaping (Cảnh quan) hoặc Other (Khác).
- Priority: Đặt thành Low (Thấp), Medium (Trung bình), High (Cao) hoặc Emergency (Khẩn cấp).
Bước 5: Tải lên Ảnh & Chỉ định Nhà cung cấp (Tùy chọn)
Bạn có thể đính kèm ảnh hư hỏng để hỗ trợ nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định nhà cung cấp cho phiếu yêu cầu ngay lập tức.
[!NOTE] Trừ khi bạn đang ghi lại một tác vụ trong quá khứ, việc chỉ định nhà cung cấp sẽ ngay lập tức gửi email cho họ một liên kết hành động bảo mật, cho phép họ chấp nhận hoặc từ chối công việc trực tiếp từ hộp thư đến của họ.
Bước 6: Lưu
Nhấp vào "Save Request". Yêu cầu sẽ mở ở trạng thái Open và được theo dõi trên bảng điều khiển của bạn.
Yêu cầu từ Khách thuê (Cổng thông tin & Mã QR)
Khách thuê của bạn không cần bạn phải ghi lại thủ công mọi vấn đề. Họ có hai cách nhanh chóng để tự gửi yêu cầu:
- The Tenant Portal: Khi đăng nhập, họ có thể xem hợp đồng thuê và gửi phiếu bảo trì trực tiếp.
- Property QR Codes: Khách thuê có thể quét mã QR được in riêng cho từng căn hộ để khởi chạy biểu mẫu bảo trì thân thiện với thiết bị di động ngay lập tức.
[!IMPORTANT] Bảo vệ Khách thuê: Khi khách thuê gửi yêu cầu, nó sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển của bạn ở trạng thái Pending/Open. Nó KHÔNG tự động thông báo cho nhà cung cấp. Bạn giữ toàn quyền kiểm soát để xem xét, chỉnh sửa, từ chối hoặc chỉ định nhà cung cấp để phê duyệt công việc, giúp bạn tránh các hóa đơn sửa chữa trái phép.
Sẵn sàng để đơn giản hóa việc kinh doanh cho thuê của bạn?
Tham gia cùng hàng nghìn chủ nhà độc lập đã hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của họ với Landager.
Bài đọc liên quan
Gán Nhà cung cấp cho Yêu cầu Bảo trì
Cách gắn thẻ một công việc sửa chữa với một nhà thầu cụ thể từ Danh mục Nhà cung cấp của bạn, cách các liên kết thông báo bảo mật được gửi đến nhà cung cấp và cách họ tương tác mà không cần tài khoản.
Giải thích các hạng mục bảo trì
Phân tích về tám danh mục yêu cầu bảo trì trong Landager và cách chọn danh mục chính xác sẽ cải thiện việc phân tích chi phí và định tuyến của nhà cung cấp.
Mức độ ưu tiên được giải thích: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp
Cách phân loại chính xác các yêu cầu bảo trì bằng cách sử dụng bốn cấp độ ưu tiên và thời gian phản hồi của mỗi cấp độ.