Co je správa dokumentů v Landageru?

Kromě souborů PDF o pronájmu a potvrzení o výdajích zahrnuje správa nemovitosti spoustu doplňkové papírování: oznámení o shodě, osvědčení o pojištění, dokumenty HOA, parkovací povolení a další.

Systém Document Management společnosti Landager poskytuje centralizované centrum pro ukládání a sledování všech těchto souborů.

Co můžete uložit

Centrum dokumentů přijímá jakýkoli typ souboru, který potřebujete archivovat:

• Právní oznámení (oznámení o vystěhování, upozornění na porušení nájemní smlouvy, dopisy o neprodloužení smlouvy)
• Pojistné certifikáty (odpovědnost za majetek, pojištění proti povodním, zastřešující smlouvy)
• Dokumenty HOA (stanovy, zápisy z jednání, oznámení o hodnocení)
• Soulad s vládními předpisy (prohlášení o olověných barvách, osvědčení o požární kontrole)
• Účtenky a dodatky (dodatky k nájemním smlouvám, smlouvy o mazlíčcích, smlouvy o parkování)

Sledování stavu dokumentu

Každý dokument lze označit stavem životního cyklu:

• Koncept: Vytvořili jste nebo nahráli dokument, ale ještě jste jej nedoručili.
• Odesláno: Dokument byl doručen příslušné straně.
• Částečně podepsané: Dokumenty s více stranami, které někteří podepisující dokončili, ale jiní ne.
• Podepsáno: Všechny strany dokument plně zpracovaly.
• Platnost vypršela: Doba platnosti dokumentu uplynula.

Sledování signatářů

U dokumentů vyžadujících podpis (např. dodatky k pronájmu) můžete sledovat, které strany musí podepsat a které již proces dokončily.

Jak se dokumenty liší od příloh leasingu

Přílohy pronájmu jsou soubory kontextově svázané s konkrétní dobou pronájmu. Centrum správy dokumentů je určeno pro obecné soubory související s nemovitostmi, které mohou zahrnovat více pronájmů nebo se vztahovat na nemovitost jako celek.

Například: Potvrzení o požární kontrole se vztahuje na budovu, nikoli na nájemní smlouvu konkrétního nájemce. Patří do centra dokumentů.