Pochopení výdajových polí

Pochopení toho, co každé pole ve formuláři výdajů dělá, vám pomůže udržovat čistý finanční záznam připravený na audit.

Povinná pole

Popis

Volný textový souhrn toho, za co jste utratili peníze. Buďte konkrétní.

• ✅ Dobré: "Vyměněný odpad v kuchyni jednotky 2B"
• ❌ Špatný: "Oprava"

Částka

Celková cena výdajů ve výchozí měně vašeho účtu. Zadejte hrubou částku (před zdaněním, pokud daně sledujete samostatně, po zdanění, pokud ne).

Datum

Datum, kdy náklady vznikly. To určuje, ke kterému měsíci a roku jsou výdaje ve vašich přehledech přiřazeny.

Nepovinná (ale doporučená) pole

Nemovitost

Propojí výdaj s konkrétní budovou. Nezbytné pro analýzu ziskovosti jednotlivých nemovitostí.

Jednotka

Dále zužuje výdaj na konkrétní pronajímatelnou plochu. Užitečné pro sledování nákladů na jednotku během životnosti.

Prodejce

Vyberte ze svého adresáře dodavatele nebo vytvořte nového dodavatele přímo. Sledujte, kteří dodavatelé vás stojí nejvíce.

Žádost o údržbu

Pokud tento výdaj pocházel z opravného lístku, propojte jej zde, abyste získali úplnou sledovatelnost lístku na fakturu.

Přílohy

Nahrajte fyzickou účtenku nebo fakturu ve formátu PDF. Podporované formáty a limity naleznete v části Nahrávání účtenek a faktur.

Poznámky

Interní kontext (např. „Prodejce nabídl 10% slevu za platbu v hotovosti. Běžná sazba by byla 550 USD.“).

Nejlepší postupy

1. Vždy pište popisná shrnutí: „Oprava“ je v době zdanění k ničemu. "Vyměněný ohřívač teplé vody v jednotce 4B, model Rheem XG50" je přesně to, co vaše CPA potřebuje.
2. Vždy přiložte účtenky: IRS vyžaduje dokumentaci pro každý odpočet. Digitální připojení účtenky k přesnému záznamu o výdajích eliminuje noční můru s krabicí od bot.
3. Vždy nastavte správné datum: Použití dnešního data, kdy k výdajům skutečně došlo minulý měsíc, budou vaše měsíční přehledy zkreslené. Použijte skutečné datum faktury.