Tipps zur Dateneingabe und zum Übergang

Die Migration jahrelanger Immobiliendaten in ein neues System ist eine große Herausforderung. Dieser Leitfaden unterteilt den Übergang in überschaubare Phasen, sodass Sie wechseln können, ohne an Schwung oder Genauigkeit zu verlieren.

Phase 1: Bereiten Sie Ihre Excel-Daten vor

Bevor Sie sich an Landager wenden, organisieren Sie Ihre vorhandenen Unterlagen:

1. Alle Immobilien auflisten mit genauen Adressen und Typen.
2. Listen Sie alle Einheiten auf mit Angaben zu Schlafzimmer, Bad und Quadratmeterzahl.
3. Listen Sie alle aktiven Mieter auf mit vollständigen Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
4. Listen Sie alle aktiven Mietverträge auf mit Startdatum, Enddatum, Miethöhe und Kautionshöhe.

Wenn Sie diese Daten in einer sauberen Tabelle haben, sind Ihre Landager-Eingabesitzungen schnell und fehlerfrei.

Phase 2: Nur aktuelle Daten eingeben

Versuchen Sie nicht, am ersten Tag historische Zahlungen aus fünf Jahren aufzufüllen. Beginnen Sie mit der Gegenwart:

1. Geben Sie alle aktuellen Eigenschaften und Einheiten ein.
2. Geben Sie alle aktuellen Mieterprofile ein.
3. Erstellen Sie alle aktiven Mietverträge (binden Sie Mieter an Einheiten).
4. Laden Sie alle unterzeichneten Mietvertrags-PDFs hoch.

Ihre historischen Daten bleiben als Referenz in Ihrer alten Tabelle/Ihrem alten System. Landager wird in Zukunft zu Ihrem Aufzeichnungssystem.

Phase 3: Der Übergangsmonat

Der erste Monat bei Landager erfordert besondere Aufmerksamkeit:

Umgang mit Startdaten zur Monatsmitte

Wenn Sie am 15. März umziehen und die Miete für den 1. März bereits über Ihr altes System eingezogen wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Option A (empfohlen): Protokollieren Sie die Miete von March als „Bezahlt“-Eintrag in Landager mit dem Hinweis: „Zahlung vor dem Übergang. Einzug über altes System.“ Dadurch erhalten Sie einen kompletten ersten Monat.
2. Option B: Beginnen Sie mit der Protokollierung von Zahlungen im April. Akzeptieren Sie, dass im März unvollständige Daten auf dem Dashboard angezeigt werden.

Pro-Bewertung

Wenn ein Mieter in der Monatsmitte ausgezogen ist, protokollieren Sie die anteilige erste Zahlung mit dem genauen eingezogenen Betrag, nicht mit der vollen Monatsmiete. Fügen Sie eine Notiz hinzu: „Anteiliger erster Monat: 15 Tage zu 40 $/Tag = 600 $.“

Phase 4: Abgleich nach 30 Tagen

Am Ende Ihres ersten vollen Monats:

1. Exportieren Sie Ihre Landager-Daten.
2. Vergleichen Sie es mit Ihrem Kontoauszug.
3. Identifizieren Sie etwaige Unstimmigkeiten (fehlende Einträge, doppelte Einträge, falsche Beträge).
4. Beheben Sie alle Probleme, bevor der zweite Monat beginnt.

Wenn die Summen übereinstimmen: Herzlichen Glückwunsch, Ihr Übergang ist sauber und Ihr Dashboard ist jetzt vertrauenswürdig.

Phase 5: Ankündigung an Mieter

Sobald Sie mit dem System vertraut sind:

1. Senden Sie eine professionelle E-Mail an alle aktiven Mieter.
2. Erklären Sie, dass Sie auf eine professionelle Verwaltungsplattform umgestiegen sind.
3. Versichern Sie ihnen, dass sich an der Art und Weise, wie sie ihre Miete zahlen, nichts ändert.
4. Informieren Sie sie darüber, dass sie in Zukunft professionelle Zahlungsbelege erhalten werden.

Diese Kommunikation stärkt das Vertrauen der Mieter und weckt die Erwartungen an Professionalität.

Phase 6: Überprüfung vor der vollständigen Festlegung

Nach zwei vollen Monaten sauberer Daten:

1. Überprüfen Sie Ihre Dashboard-Metriken – stimmen sie mit der Realität überein?
2. Überprüfen Sie, ob alle Mietdaten korrekt sind – sind die Mieterstatus korrekt?
3. Überprüfen Sie Ihre [Belegungsrate] (/docs/dashboard-analytics/occupancy-unit-metrics-explained) – stimmt sie mit der physischen Realität überein?
4. Wenn alles funktioniert, beenden Sie die Aktualisierung Ihrer alten Tabelle vollständig. Landager ist jetzt Ihre einzige Quelle der Wahrheit.