Best Practices für die Führung von Spesenabrechnungen und die Steuervorbereitung

Ihre Ausgaben für Mietobjekte sind steuerlich absetzbar. Aber nur, wenn sie ordnungsgemäß dokumentiert sind. Landager stellt Ihnen die Tools zur Verfügung – diese Best Practices stellen sicher, dass Sie sie effektiv nutzen.

Gewohnheit 1: Ausgaben in Echtzeit protokollieren

Warten Sie nicht bis zum Monatsende, um 30 Ausgaben aus einem Belegstapel einzutragen. Protokollieren Sie jede Ausgabe noch am selben Tag, an dem sie anfällt, indem Sie die auf Mobilgeräte reagierende Benutzeroberfläche von Landager verwenden.

Je länger Sie warten, desto höher ist das Risiko:

• Verlust der Papierquittung.
• Den genauen Betrag vergessen.
• Falsche Erinnerung an die Immobilie oder Einheit, zu der die Kosten gehören.

Gewohnheit 2: Laden Sie immer die Quittung hoch

Jedem Speseneintrag sollte eine beigefügte Quittung oder Rechnung beigefügt sein. Das IRS verlangt für jeden Abzug „ausreichende Aufzeichnungen“. Ein Landager-Eintrag ohne Quittung ist besser als nichts, aber ein Landager-Eintrag mit Quittung ist revisionssicher.

Gewohnheit 3: Beschreibende Zusammenfassungen schreiben

Wenn Ihr CPA im Dezember „Reparatur – 500 $“ sieht, hat er keine Ahnung, was es war. Wenn sie „Ausgetauschter Warmwasserbereiter, Einheit 3A, Rheem

Gewohnheit 4: Kennzeichnen Sie jede Ausgabe mit einem Anbieter

Wie in Einen Lieferanten einer Ausgabe zuweisen erläutert, ermöglicht die Kennzeichnung eine jährliche Ausgabenanalyse und 1099-Berichte. Machen Sie dies zu einem nicht verhandelbaren Teil Ihres Speseneingabe-Workflows.

Gewohnheit 5: Monatliche Versöhnung

Am letzten Tag jedes Monats:

1. Exportieren Sie Ihre Ausgaben für den Monat.
2. Vergleichen Sie den Gesamtbetrag mit Ihrem Kontoauszug.
3. Wenn die Summen übereinstimmen: ✅ Ihre Buchhaltung ist lückenlos.
4. Wenn es eine Lücke gibt: Suchen Sie nach dem fehlenden Eintrag (normalerweise ein kleiner Kauf im Baumarkt, den Sie vergessen haben zu protokollieren).

Gewohnheit 6: Jahresrückblick

Bevor Sie Steuern einreichen:

1. Exportieren Sie das gesamte Kalenderjahr der Ausgaben.
2. Sortieren Sie nach Objekt, um die Abzüge pro Objekt zu berechnen.
3. Sortieren Sie nach Anbieter, um alle Auftragnehmer zu identifizieren, die eine 1099-Einreichung benötigen.
4. Stellen Sie sicher, dass jeder hohen Ausgabe (>500 $) eine Quittung beigefügt ist.
5. Senden Sie das komplette Paket vertrauensvoll an Ihren CPA.

Gemeinsame Abzugskategorien

Zu den typischen abzugsfähigen Ausgabenkategorien für in den USA ansässige Vermieter gehören:

• Reparaturen und Wartung
• Prämien für die Sachversicherung
• Immobilienverwaltungssoftware (Landager selbst!)
• Arbeit von Lieferanten/Auftragnehmern
• Schädlingsbekämpfungsdienste
• Landschaftsbau und Schneeräumung
• Anwalts- und Buchhaltungskosten
• Werbung für freie Einheiten