Comprender los campos de gastos

Comprender qué hace cada campo en el formulario de gastos le ayuda a mantener un registro financiero limpio y listo para auditoría.

Campos obligatorios

Descripción

Un resumen en texto libre de en qué gastó el dinero. Sea específico.

• ✅ Bueno: "Se reemplazó el triturador de basura en la cocina de la Unidad 2B"
• ❌ Malo: "Reparación"

Cantidad

El costo total del gasto en la moneda predeterminada de su cuenta. Ingrese el monto bruto (antes de impuestos si realiza un seguimiento de los impuestos por separado, después de impuestos si no lo hace).

Fecha

La fecha en que se incurrió en el gasto. Esto determina a qué mes y año se atribuye el gasto en sus informes.

Campos opcionales (pero recomendados)

Propiedad

Vincula el gasto a un edificio específico. Esencial para el análisis de rentabilidad por propiedad.

Unidad

Reduce aún más el gasto a un espacio rentable específico. Útil para realizar un seguimiento de los costos de vida útil por unidad.

Proveedor

Seleccione de su Directorio de proveedores o cree un nuevo proveedor en línea. Realiza un seguimiento de qué contratistas te están costando más.

Solicitud de mantenimiento

Si este gasto se originó a partir de un ticket de reparación, vincúlelo aquí para obtener una trazabilidad completa del ticket a la factura.

Adjuntos

Cargue el recibo físico o la factura en PDF. Consulte Carga de recibos y facturas para conocer los formatos y límites admitidos.

Notas

Contexto interno (por ejemplo, "El proveedor ofreció un 10% de descuento por pagar en efectivo. La tarifa normal habría sido de $550").

Mejores prácticas

1. Escriba siempre resúmenes descriptivos: "Reparación" es inútil a la hora de declarar impuestos. "Calentador de agua reemplazado en la Unidad 4B, modelo Rheem XG50" es exactamente lo que su contador público necesita.
2. Adjunte siempre recibos: El IRS exige documentación para cada deducción. Tener el recibo adjunto digitalmente al registro de gastos exacto elimina la pesadilla de la caja de zapatos con recibos.
3. Establezca siempre la fecha correcta: Usar la fecha de hoy cuando el gasto realmente ocurrió el mes pasado distorsionará sus informes mensuales. Utilice la fecha real de la factura.