نحوه مدیریت پرداخت‌های جزئی

مستاجری به شما مراجعه می‌کند و می‌گوید: «من در این ماه فقط می‌توانم ۸۰۰ دلار از ۱۲۰۰ دلار اجاره را پرداخت کنم. مابقی را تا پانزدهم ماه پرداخت خواهم کرد.» چگونه این مورد را در Landager مدیریت می‌کنید؟

گردش کار صحیح

از آنجایی که Landager فاکتورهای ماهانه شما را به صورت خودکار تولید می‌کند، مدیریت پرداخت جزئی بسیار ساده است.

مرحله ۱: ثبت پرداخت جزئی

به جای ایجاد ورودی‌های پیچیده دوبل، کافی است فیلدهای مورد نیاز را در فاکتور تولید شده به صورت خودکار به‌روزرسانی کنید:

1. به بخش Paymentsپیش‌نمایش در دسترس نیست بروید و روی پرداخت معلق ایجاد شده برای آن مستاجر کلیک کنید.
2. مبلغ کل قابل پرداخت (Total Amount Due) از قبل تنظیم شده است (مثلاً ۱۲۰۰ دلار). آن را تغییر ندهید.
3. مبلغ پرداختی (Paid Amount) را به‌روزرسانی کنید: ۸۰۰ دلار (مبلغی که امروز واقعاً دریافت کرده‌اید) را وارد کنید.
4. تاریخ پرداخت (Paid Date) را تنظیم کنید: تاریخ امروز.
5. یادداشت‌ها (Notes): «مستاجر ۸۰۰ دلار پرداخت کرد. ۴۰۰ دلار باقی‌مانده طبق وعده تا پانزدهم پرداخت می‌شود.»
6. روی ذخیره (Save) کلیک کنید.

مرحله ۲: اجازه دهید سیستم کار خود را انجام دهد

لحظه‌ای که روی ذخیره کلیک می‌کنید، موتور Landager به صورت ریاضی مبلغ ۱۲۰۰ دلار بدهی را با ۸۰۰ دلار پرداختی مقایسه می‌کند. این سیستم بلافاصله پرداخت را با برچسب Partial (جزئی) نشان‌گذاری می‌کند.

این کار کسری ۴۰۰ دلاری را برای سوابق شما به درستی مستند می‌کند و در صورتی که نیاز به توجیه اخطارهای تخلیه یا اعمال جریمه دیرکرد داشته باشید، مدرکی برای اثبات کسری پرداخت خواهید داشت.

مرحله ۳: ثبت مانده حساب در زمان بعدی

هنگامی که مستاجر ۴۰۰ دلار باقی‌مانده را در پانزدهم ماه پرداخت کرد:

1. روی همان رکورد پرداخت کلیک کنید (که در حال حاضر به صورت Partial نمایش داده می‌شود).
2. فیلد مبلغ پرداختی (Paid Amount) را از ۸۰۰ دلار به ۱۲۰۰ دلار (مبلغ کل جمع‌آوری شده برای این دوره) تغییر دهید.
3. فیلد تاریخ پرداخت (Paid Date) را به پانزدهم (تاریخ دریافت مانده نهایی) به‌روزرسانی کنید.
4. یادداشت‌ها (Notes): «۴۰۰ دلار باقی‌مانده در پانزدهم جمع‌آوری شد.» را اضافه کنید.
5. روی ذخیره (Save) کلیک کنید.

سیستم بلافاصله تشخیص می‌دهد که مبلغ پرداختی اکنون با مبلغ کل قابل پرداخت برابر است و برچسب از Partial به Paid (پرداخت شده) تغییر می‌یابد.

تاثیر بر داشبورد

پس از ذخیره مرحله ۱، نمای کلی درآمدپیش‌نمایش در دسترس نیست در داشبورد شما، ۸۰۰ دلار دریافتی در مقابل ۱۲۰۰ دلار مورد انتظار را نشان می‌دهد که شکاف ۴۰۰ دلاری را در معیارهای جمع‌آوری شما برجسته می‌کند. پس از ذخیره مرحله ۳، این شکاف به طور کامل بسته می‌شود و اطمینان حاصل می‌شود که گزارش‌های مالی سطح بالای شما ۱۰۰٪ دقیق باقی می‌مانند.