Qu’est-ce que la gestion de documents dans Landager ?

Au-delà des PDF de location et des reçus de dépenses, la gestion immobilière implique une montagne de documents supplémentaires : avis de conformité, certificats d'assurance, documents HOA, permis de stationnement, etc.

Le système Document Management de Landager fournit une plateforme centralisée pour stocker et suivre tous ces fichiers.

Ce que vous pouvez stocker

Le hub de documents accepte tout type de fichier que vous devez archiver :

• Mentions légales (avis d'expulsion, avertissements de violation de bail, lettres de non-renouvellement)
• Certificats d'assurance (responsabilité civile matérielle, assurance inondation, polices parapluie)
• Documents HOA (règlements, procès-verbaux de réunions, avis d'évaluation)
• Conformité gouvernementale (divulgations des peintures au plomb, certificats d'inspection incendie)
• Reçus et modifications (avenants aux baux, accords sur les animaux de compagnie, accords de stationnement)

Suivi de l'état des documents

Chaque document peut être étiqueté avec un statut de cycle de vie :

• Brouillon : vous avez créé ou téléchargé le document mais vous ne l'avez pas encore livré.
• Envoyé : Le document a été remis à la partie concernée.
• Partiellement signé : documents multipartites que certains signataires ont terminés mais d'autres non.
• Signé : Toutes les parties ont entièrement signé le document.
• Expiré : La période de validité du document est dépassée.

Suivi des signataires

Pour les documents nécessitant des signatures (par exemple, les modifications de bail), vous pouvez savoir quelles parties doivent signer et lesquelles ont déjà terminé le processus.

En quoi les documents diffèrent des pièces jointes au bail

Les Pièces jointes au bail sont des fichiers liés contextuellement à une période de bail spécifique. Le hub de gestion de documents est destiné aux fichiers généraux liés à la propriété qui peuvent s'étendre sur plusieurs baux ou s'appliquer à la propriété dans son ensemble.

Par exemple : Un certificat d'inspection incendie s'applique au bâtiment, et non au bail d'un locataire spécifique. Il appartient au Document Hub.