Suivi du coût estimé par rapport au coût réel

Chaque demande de maintenance comprend deux champs de coûts qui fonctionnent ensemble pour vous aider à gérer votre budget de réparation.

Coût estimé

Entrez votre meilleure estimation du coût de la réparation avant que le fournisseur commence à travailler. Ceci est utile pour :

• Approbation du budget : si vous gérez des propriétés pour un investisseur, celui-ci peut exiger une approbation des coûts au-dessus d'un certain seuil.
• Négociation avec le fournisseur : avoir un devis écrit dans le système vous donne un effet de levier si la facture finale est nettement plus élevée.
• Planification des flux de trésorerie : Si vous savez que trois réparations sont en attente avec des estimations combinées de 2 000 $, vous pouvez garantir des réserves adéquates.

Coût réel

Remplissez ceci après que le fournisseur ait terminé les travaux et soumis sa facture finale. C’est le vrai chiffre qui compte pour vos rapports financiers.

La valeur de comparaison

Lorsque les deux champs sont renseignés, vous pouvez voir instantanément les dépassements de coûts :

• Estimé : 200 $ | Réel : 175 $ → Vous avez dépassé le budget prévu. ✅
• Estimé : 200 $ | Réel : 450 $ → Le travail était plus coûteux que prévu. Recherchez pourquoi.

Connexion au grand livre des dépenses

Après avoir enregistré le coût réel sur la demande de maintenance, la meilleure pratique consiste également à créer un enregistrement de dépenses pour le même montant et à le lier à cette demande de maintenance spécifique.

Cela garantit que le coût apparaît à la fois :

1. Vos Analyses de maintenance (suivi de la fréquence des réparations et du coût par catégorie).
2. Vos Notes de dépenses (suivi des dépenses opérationnelles totales et des déductions fiscales).

La demande de maintenance suit l'histoire opérationnelle (ce qui s'est cassé, qui l'a réparé, combien de temps cela a pris). Le relevé de dépenses suit l'histoire financière (combien cela a coûté, quel fournisseur a été payé et la facture jointe).