Suivi des coûts et téléchargement des factures

Le suivi de la logique de maintenance ne consiste pas seulement à réparer un évier ; il s'agit de s'assurer que votre comptabilité reste propre sans effort supplémentaire. Landager y parvient en intégrant directement le processus de finalisation de la maintenance dans votre grand livre.

Définition du budget (coût estimé)

Lors de la création d'une demande, vous pouvez saisir votre meilleure estimation du coût de la réparation avant que le prestataire ne commence les travaux. Ceci est utile pour :

• La planification de la trésorerie : Si vous savez que trois réparations sont en attente avec des estimations combinées de 2 000 $, vous pouvez vous assurer de disposer de réserves adéquates.
• L'approbation budgétaire : Si vous gérez des propriétés pour un investisseur, celui-ci peut exiger une approbation des coûts au-delà d'un certain seuil.
• La négociation avec les prestataires : Avoir une estimation écrite dans le système vous donne un levier si la facture finale est nettement plus élevée.

Marquage comme terminé et saisie du coût réel

Lorsque le prestataire termine les travaux et soumet une facture, vous cliquez sur "Marquer comme terminé" sur le tableau de bord. Cela ouvre la fenêtre modale de finalisation, où vous verrouillez les données financières :

1. Coût réel : Le montant monétaire exact dû ou payé au prestataire.
2. Facturer au locataire : Cochez cette case si le locataire a causé les dommages et doit en être tenu financièrement responsable.

Téléchargements de documents séparés

Le formulaire de finalisation impose une séparation nette entre les preuves opérationnelles et la documentation fiscale financière.

• Photos / Vidéos de la tâche : Téléchargez des images ou des fichiers vidéo (jusqu'à 30 Mo) montrant les travaux de réparation terminés (par exemple, un court clip de la nouvelle unité CVC en fonctionnement).
• Factures / Reçus : Téléchargez des PDF ou des images (jusqu'à 10 Mo) de la facture officielle fournie par l'entrepreneur, ou une photo du reçu du magasin de bricolage.

Le grand livre des dépenses automatique

Vous n'avez PAS besoin d'enregistrer manuellement une dépense. Comme vous avez déjà effectué le travail lors de l'étape de finalisation, Landager générera automatiquement un enregistrement de dépense dédié lié à cette propriété.

Le système suit l' historique opérationnel (ce qui s'est cassé, qui l'a réparé, combien de temps cela a pris) sur le ticket de maintenance, tout en suivant l' historique financier (combien cela a coûté, quel prestataire a été payé et la facture jointe) de manière synchrone sur vos rapports de dépenses.