Affectation d'un fournisseur à une dépense

Savoir combien vous avez dépensé ne représente que la moitié du tableau. Savoir qui vous avez payé est tout aussi important pour les négociations avec les fournisseurs, la préparation des déclarations de revenus et l'analyse de portefeuille.

Comment attribuer un fournisseur

Lors de la création ou de la modification d'une dépense :

1. Localisez le champ déroulant Vendeur.
2. Recherchez le fournisseur par son nom (par exemple, « Mike's Plumbing »).
3. Sélectionnez-les parmi les résultats.

La dépense est désormais étiquetée de manière permanente avec ce fournisseur, liant le coût à son profil dans votre Répertoire des fournisseurs.

Création d'un fournisseur en ligne

Si vous enregistrez une dépense pour un entrepreneur que vous n'avez jamais utilisé auparavant :

1. Dans la liste déroulante Fournisseur, saisissez son nom.
2. Si aucun résultat n'apparaît, cliquez sur "Créer un nouveau fournisseur" (ou sur l'option de création en ligne équivalente).
3. Saisissez leurs informations de base (Nom, Entreprise, Téléphone, Email).
4. Le nouveau fournisseur est instantanément ajouté à votre répertoire et automatiquement sélectionné pour cette dépense.

Vous n'avez pas besoin de quitter le formulaire de dépenses, d'accéder au répertoire des fournisseurs, d'y créer le fournisseur et de revenir. Le flux de travail en ligne permet de gagner un temps considérable.

Pourquoi le marquage des fournisseurs est important

1. Analyse des dépenses annuelles des fournisseurs

En marquant chaque dépense avec un fournisseur, vous pouvez filtrer vos données exportées et additionner le total dépensé par entrepreneur et par an. Si vous découvrez que vous avez payé 15 000 $ au fournisseur A l’année dernière, vous disposez d’un levier pour négocier des remises sur volume.

2. 1099 Déclaration fiscale

Aux États-Unis, si vous payez à un entrepreneur plus de 600 $ au cours d'une année civile, vous êtes légalement tenu de lui délivrer un formulaire 1099. Le fait que chaque dépense soit attribuée à un fournisseur rend trivial le filtrage et le calcul de vos 1099 obligations à la fin de l'année.

3. Comparaison des offres

Lorsqu'un tuyau éclate et que vous avez besoin d'un service d'urgence, disposer de données historiques montrant que le fournisseur A facture 175 $/heure mais que le fournisseur B facture 125 $/heure pour un travail identique vous permet de prendre des décisions instantanées et rentables.