Comment créer une nouvelle demande de maintenance

Lorsqu'un problème survient dans l'une de vos unités, le système de demande de maintenance de Landager vous aide à suivre l'incident, du signalement initial jusqu'à la résolution finale, le stockage des factures et la génération automatique des dépenses.

Étape 1 : Ouvrir le formulaire de demande

1. Accédez à MaintenanceAperçu non disponible dans la barre latérale.
2. Cliquez sur "Nouvelle demande" dans le coin supérieur droit.

Étape 2 : Lier à une unité et à un locataire

• Propriété : Sélectionnez le bâtiment.
• Unité : Sélectionnez l'unité spécifique rencontrant le problème.
• Locataire : Sélectionnez éventuellement le locataire associé à la demande.

Étape 3 : Définir la chronologie de l'incident (Antidater)

La date de l'incident est automatiquement réglée sur aujourd'hui. Cependant, Landager vous permet de suivre des enregistrements historiques :

• Si vous sélectionnez une date passée, le système affiche automatiquement une case à cocher : "Enregistrer comme tâche passée — aucune notification ne sera envoyée au prestataire."
• En laissant cette case cochée, vous pouvez antidater la maintenance pour vos dossiers sans envoyer accidentellement un e-mail à un prestataire.

Étape 4 : Décrire le problème

• Titre : Un résumé concis (ex: "Fuite du robinet de cuisine").
• Description : Explication détaillée incluant l'emplacement dans l'unité, la gravité et toute mesure temporaire prise.
• Catégorie : Choisissez parmi Plomberie, Électricité, CVC, Appareil électroménager, Structurel, Lutte antiparasitaire, Aménagement paysager ou Autre.
• Priorité : Définissez sur Basse, Moyenne, Haute ou Urgence.

Étape 5 : Télécharger des photos et assigner des prestataires (Optionnel)

Vous pouvez joindre des photos des dommages pour aider les prestataires. De plus, vous pouvez assigner un prestataire au ticket immédiatement.

[!NOTE] Sauf si vous enregistrez une tâche passée, l'assignation d'un prestataire lui enverra immédiatement un e-mail contenant un lien d'action sécurisé lui permettant d'accepter ou de refuser le travail directement depuis sa boîte de réception.

Étape 6 : Enregistrer

Cliquez sur "Enregistrer la demande". La demande s'ouvre avec le statut Ouvert et est suivie sur votre tableau de bord.

Demandes initiées par les locataires (Portail et code QR)

Vos locataires n'ont pas besoin que vous enregistriez manuellement chaque problème. Ils disposent de deux moyens rapides pour soumettre eux-mêmes leurs demandes :

1. Le portail locataire : Une fois connectés, ils peuvent consulter leur bail et soumettre des tickets de maintenance directement.
2. Codes QR de propriété : Les locataires peuvent scanner un code QR imprimé spécifique à l'unité pour lancer immédiatement un formulaire de maintenance adapté aux mobiles.

[!IMPORTANT] Protection du propriétaire : Lorsqu'un locataire soumet une demande, elle arrive sur votre tableau de bord dans un état En attente/Ouvert. Elle ne notifie PAS automatiquement un prestataire. Vous conservez un contrôle total pour examiner, modifier, rejeter ou assigner un prestataire pour approuver les travaux, vous protégeant ainsi contre les factures de réparation non autorisées.