Comprensione dei campi di spesa

Comprendere la funzione di ciascun campo del modulo di spesa ti aiuta a mantenere una documentazione finanziaria pulita e pronta per la verifica.

Campi obbligatori

Descrizione

Un riepilogo in testo libero di ciò per cui hai speso soldi. Sii specifico.

• ✅ Buono: "Sostituito tritarifiuti nella cucina dell'Unità 2B"
• ❌ Difettoso: "Riparazione"

Importo

Il costo totale della spesa nella valuta predefinita del tuo account. Inserisci l'importo lordo (al lordo delle imposte se monitori le imposte separatamente, al netto delle imposte in caso contrario).

Data

La data in cui è stata sostenuta la spesa. Ciò determina a quale mese e anno viene attribuita la spesa nei report.

Campi facoltativi (ma consigliati).

Proprietà

Collega la spesa a un edificio specifico. Essenziale per l'analisi della redditività per proprietà.

Unità

Restringe ulteriormente la spesa a uno specifico spazio affittabile. Utile per tenere traccia dei costi di vita per unità.

Venditore

Seleziona dalla tua Directory dei fornitori o crea un nuovo fornitore in linea. Tiene traccia degli appaltatori che ti costano di più.

Richiesta di manutenzione

Se questa spesa ha origine da un ticket di riparazione, collegala qui per la completa tracciabilità dal ticket alla fattura.

Allegati

Carica la ricevuta fisica o la fattura in PDF. Consulta Caricamento di ricevute e fatture per i formati e i limiti supportati.

Note

Contesto interno (ad esempio, "Il fornitore ha offerto uno sconto del 10% per il pagamento in contanti. La tariffa normale sarebbe stata di $ 550").

Migliori pratiche

1. Scrivi sempre riassunti descrittivi: "Riparazione" è inutile al momento delle tasse. "Scaldabagno sostituito nell'Unità 4B, modello Rheem XG50" è esattamente ciò di cui il tuo commercialista ha bisogno.
2. Allega sempre le ricevute: l'IRS richiede la documentazione per ogni detrazione. Avere la ricevuta allegata digitalmente all'esatta nota spese elimina l'incubo della scatola da scarpe piena di ricevute.
3. Imposta sempre la data corretta: utilizzare la data odierna in cui la spesa è stata effettivamente effettuata il mese scorso distorcerà i tuoi report mensili. Utilizzare la data effettiva della fattura.