Pochopenie výdavkových polí

Pochopenie toho, čo robí každé pole vo formulári výdavkov, vám pomôže udržiavať čistý finančný záznam pripravený na audit.

Povinné polia

Popis

Voľný textový súhrn toho, na čo ste minuli peniaze. Buďte konkrétni.

• ✅ Dobré: "Vymenená likvidácia odpadu v kuchyni jednotky 2B"
• ❌ Zlé: "Oprava"

Suma

Celková cena výdavku v predvolenej mene vášho účtu. Zadajte brutto sumu (pred zdanením, ak dane sledujete samostatne, po zdanení, ak nie).

Dátum

Dátum, kedy výdavok vznikol. To určuje, ku ktorému mesiacu a roku sú výdavky priradené vo vašich prehľadoch.

Voliteľné (ale odporúčané) polia

Nehnuteľnosť

Spája výdavok s konkrétnou budovou. Nevyhnutné pre analýzu ziskovosti jednotlivých nehnuteľností.

Jednotka

Ďalej zužuje výdavok na konkrétny prenajímateľný priestor. Užitočné na sledovanie nákladov na jednotku počas životnosti.

Predajca

Vyberte si z vášho Adresára dodávateľa alebo vytvorte nového dodávateľa priamo. Sledujte, ktorí dodávatelia vás stoja najviac.

Požiadavka na údržbu

Ak tento výdavok pochádza z lístka na opravu, prepojte ho tu, aby ste získali úplnú sledovateľnosť lístka k faktúre.

Prílohy

Nahrajte fyzický doklad alebo faktúru vo formáte PDF. Podporované formáty a limity nájdete v časti Nahrávanie potvrdení a faktúr.

Poznámky

Interný kontext (napr. „Predajca ponúkol 10 % zľavu za platbu v hotovosti. Bežná sadzba by bola 550 USD.“).

Osvedčené postupy

1. Vždy píšte popisné súhrny: „Oprava“ je v čase zdanenia zbytočná. "Nahradený ohrievač teplej vody v jednotke 4B, model Rheem XG50" je presne to, čo vaša CPA potrebuje.
2. Vždy priložte účtenky: Úrad IRS vyžaduje dokumentáciu pre každý odpočet. Ak máte účtenku digitálne pripojenú k presnému záznamu o výdavkoch, eliminujete nočnú moru z krabice od topánok.
3. Vždy nastavte správny dátum: Ak použijete dnešný dátum, kedy k výdavku skutočne došlo minulý mesiac, vaše mesačné prehľady sa skreslia. Použite skutočný dátum faktúry.