Pochopenie stavov nájomníkov (aktívny vs. minulý)

Váš hlavný adresár nájomníkov sa počas niekoľkých rokov správy nehnuteľností môže rozrásť na stovky mien. Aby bol tento zoznam užitočný, Landager automaticky kategorizuje každú osobu do jedného z dvoch stavov: Aktívny alebo Minulý.

Dva štatúty nájomníkov

1. Aktívny (zelený odznak)

„Aktívny“ nájomca je niekto, kto vám v súčasnosti dlhuje nájomné.

Logicky vlastnia aspoň jeden Lease, ktorého Dátum začiatku je v minulosti a Dátum ukončenia je buď prázdny (medzimesačne) alebo v budúcnosti.

2. Minulosť (sivý odznak)

„Minulým“ nájomcom je niekto, koho právny vzťah s vami uzavrel.

Logicky majú nula aktívnych prenájmov. Ich predchádzajúce nájomné zmluvy buď prirodzene vypršali, alebo boli manuálne ukončené.

Ako sa stav automaticky aktualizuje

Nikdy ručne nemeníte stav nájomníka medzi Aktívnym a Minulým.

Rovnako ako Aktualizácie obsadenosti jednotiek, stav nájomníka je odrazom skutočných zmlúv. Je plne viazaná na ich nájomné zmluvy.

• Stavanie sa aktívnym: Presne v deň, keď nájomcovi začne nový nájom, systém automaticky prepne jeho profil na „Aktívny“.
• Stanú sa minulosťou: Presný deň, kedy sa skončí ich prenájom (a za predpokladu, že nemajú podpísané predĺženie), systém automaticky prevráti ich profil na „Minulosť“.

Prečo uchovávať minulých nájomníkov v databáze?

Možno sa čudujete, prečo by ste nemali vymazať nájomníka hneď, ako sa odsťahuje. Existujú tri kritické dôvody, prečo Landager zachováva minulých nájomcov:

1. Integrita historickej účtovnej knihy: Ak chcete prežiť audit IRS, musíte preukázať, kto vám zaplatil nájomné zaznamenané v roku 2022. Ak vymažete osobu, ktorá ho zaplatila, vaša historická účtovná kniha stratí svoju papierovú stopu.
2. Odsúhlasenie kaucie: Aj po skončení nájmu a vysťahovaní nájomcu mu technicky stále dlhujete vyrovnanie kaucie. Udržiavanie ich aktívneho profilu vám umožňuje zdokumentovať konečnú výplatu.
3. Zoznam „Neprenajímať“: Udržiavanie profilu zlého nájomníka v systéme slúži ako interná čierna listina. Ak po rokoch požiadajú o inú z vašich nehnuteľností, ich meno zobrazí ich starý profil spolu so súkromnými poznámkami s podrobnosťami o tom, prečo by ste im už nemali prenajímať.

Minulých nájomníkov môžete jednoducho skryť z denného zobrazenia pomocou [Filtre adresára] (/docs/management-tenant/filtering-the-tenant-director).