Hiểu các trường chi phí

Hiểu rõ từng trường trên biểu mẫu chi phí sẽ giúp bạn duy trì hồ sơ tài chính rõ ràng, sẵn sàng cho kiểm toán.

Trường bắt buộc

Mô tả

Một bản tóm tắt văn bản miễn phí về những gì bạn đã chi tiền. Hãy cụ thể.

• ✅ Tốt: "Thay thế máy xử lý rác thải tại bếp khu 2B"
• ❌ Xấu: "Sửa chữa"

Số tiền

Tổng chi phí bằng đơn vị tiền tệ mặc định trong tài khoản của bạn. Nhập tổng số tiền (trước thuế nếu bạn theo dõi thuế riêng, sau thuế nếu bạn không theo dõi).

Ngày

Ngày chi phí phát sinh. Điều này xác định tháng và năm chi phí được phân bổ vào trong báo cáo của bạn.

Các trường tùy chọn (nhưng được khuyến nghị)

Tài sản

Liên kết chi phí với một tòa nhà cụ thể. Cần thiết cho việc phân tích lợi nhuận trên mỗi tài sản.

Đơn vị

Tiếp tục thu hẹp chi phí vào một không gian có thể cho thuê cụ thể. Hữu ích cho việc theo dõi chi phí trọn đời của mỗi đơn vị.

Nhà cung cấp

Chọn từ Thư mục nhà cung cấp của bạn hoặc tạo nội tuyến nhà cung cấp mới. Theo dõi những nhà thầu nào khiến bạn tốn nhiều chi phí nhất.

Yêu cầu bảo trì

Nếu chi phí này bắt nguồn từ phiếu sửa chữa, hãy liên kết nó tại đây để truy xuất nguồn gốc đầy đủ từ phiếu đến hóa đơn.

Tệp đính kèm

Tải lên biên lai thực tế hoặc hóa đơn PDF. Xem Tải biên nhận & hóa đơn lên để biết các định dạng và giới hạn được hỗ trợ.

Ghi chú

Bối cảnh nội bộ (ví dụ: "Nhà cung cấp giảm giá 10% khi thanh toán bằng tiền mặt. Giá thông thường sẽ là 550 USD.").

Các phương pháp hay nhất

1. Luôn viết tóm tắt mô tả: "Sửa chữa" vô ích vào thời điểm tính thuế. "Thay bình nước nóng ở Unit 4B, model Rheem XG50" chính là thứ mà CPA của bạn cần.
2. Luôn đính kèm biên lai: IRS yêu cầu tài liệu cho mỗi khoản khấu trừ. Việc đính kèm biên lai kỹ thuật số vào bản ghi chi phí chính xác sẽ loại bỏ cơn ác mộng về hộp đựng biên lai.
3. Luôn đặt ngày chính xác: Sử dụng ngày hôm nay khi chi phí thực sự xảy ra vào tháng trước sẽ làm sai lệch báo cáo hàng tháng của bạn. Sử dụng ngày thực tế của hóa đơn.