Lịch trình bảo trì định kỳ

Một số tác vụ bảo trì diễn ra theo lịch trình thường xuyên — thay bộ lọc HVAC, kiểm soát côn trùng, kiểm tra bình chữa cháy, chăm sóc cảnh quan, v.v. Landager cho phép bạn tự động hóa các tác vụ này với Lịch trình bảo trì định kỳ.

Truy cập Bảo trì định kỳ

1. Điều hướng đến MaintenanceKhông có bản xem trước.
2. Nhấp vào tab "Recurring" ở đầu trang (bên cạnh "Requests").

Tạo lịch trình định kỳ

1. Nhấp vào "New Schedule" trên tab Recurring.
2. Điền thông tin chi tiết lịch trình:
   • Title — ví dụ: "Thay bộ lọc HVAC"
   • Unit / Property — chọn đơn vị áp dụng
   • Category — Hệ thống nước, Điện, HVAC, Thiết bị, Kết cấu, Kiểm soát côn trùng, Cảnh quan hoặc Khác
   • Priority — Thấp, Trung bình, Cao hoặc Khẩn cấp
   • Frequency — chọn Hàng tuần, Hai tuần một lần, Hàng tháng, Hàng quý, Nửa năm một lần hoặc Hàng năm
   • Estimated Cost — ngân sách tùy chọn cho mỗi lần thực hiện
   • Start Date — thời điểm bắt đầu lịch trình
   • End Date — tùy chọn; nếu được đặt, lịch trình sẽ tự động hủy kích hoạt sau khi ngày đến hạn tiếp theo vượt quá ngày này.
   • Vendor — tùy chọn chỉ định nhà cung cấp
   • Description & Notes — bất kỳ thông tin bổ sung nào
3. Nhấp vào "Create Schedule" để lưu.

Giải thích các tùy chọn tần suất

Nhắc nhở qua email tự động

Khi bạn thiết lập lịch trình định kỳ, Landager sẽ tự động hóa việc liên lạc cho bạn:

• Nhắc nhở nhà cung cấp: Nếu nhà cung cấp được chỉ định, hệ thống sẽ tự động gửi email cho họ 7 ngày trước khi đến hạn, đảm bảo họ có thông báo trước để chuẩn bị.
• Nhắc nhở chủ nhà: Bạn nhận được email nhắc nhở 2 ngày trước khi đến hạn để bạn có thể theo dõi tiến độ.

Theo dõi hoàn thành thông minh

Landager theo dõi thông minh xem lịch trình có đến hạn hay không.

Khi ngày đến hạn tiếp theo đã đến (hoặc đã qua), lịch trình sẽ hiển thị nút "Mark Complete" chính.

1. Nhấp vào "Mark Complete" trên thẻ lịch trình.
2. Nhập Chi phí thực tế phát sinh.
3. Tải lên Ảnh/Video tác vụ (tối đa 30MB) về công việc đã hoàn thành.
4. Tải lên Hóa đơn/Biên lai (tối đa 10MB) để làm tài liệu tài chính.
5. Tùy chọn chọn "Charge to Tenant".
6. Nhấp vào "Complete & Log Expense".

Việc này sẽ tự động:

• Ghi lại chi phí dưới dạng khoản chi với cả hai loại tệp được đính kèm an toàn vào hồ sơ.
• Cập nhật ngày đến hạn tiếp theo cho lịch trình.

"Done Until" & Hoàn thành sớm

Nếu bạn đã hoàn thành bảo trì cho kỳ hiện tại, nút "Mark Complete" sẽ biến mất để tránh việc ghi nhật ký trùng lặp do nhầm lẫn. Thay vào đó, bạn sẽ thấy huy hiệu màu xanh lá cây "Done until [Next Date]".

Nếu nhà cung cấp đến sớm hoặc bạn đã thực hiện bảo trì không theo lịch trình mà vẫn muốn ghi lại vào lịch trình này, chỉ cần nhấp vào liên kết phụ "Complete early" bên dưới huy hiệu để mở biểu mẫu hoàn thành.

Tạm dừng và Tiếp tục lịch trình

• Nhấp vào biểu tượng tạm dừng (⏸) trên bất kỳ lịch trình đang hoạt động nào để tạm dừng.
• Nhấp vào phát (▶) để tiếp tục. Không có dữ liệu cũ nào bị mất — chỉ các lần thực hiện trong tương lai mới bị ảnh hưởng.

Xóa lịch trình

Nhấp vào biểu tượng xóa (🗑) trên lịch trình. Hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện. Việc xóa lịch trình chỉ xóa các lần thực hiện trong tương lai — tất cả các lần hoàn thành trước đó và các chi phí đã ghi lại đều được bảo toàn.