Porozumění stavům nájemců (aktivní vs. minulost)

Váš hlavní adresář nájemců se může během několika let správy nemovitostí rozrůst na stovky jmen. Aby byl tento seznam užitečný, Landager automaticky kategorizuje každou osobu do jednoho ze dvou stavů: Aktivní nebo V minulosti.

Dva statuty nájemců

1. Aktivní (zelený odznak)

„Aktivní“ nájemce je někdo, kdo vám aktuálně dluží nájemné.

Logicky vlastní alespoň jeden Lease, jehož Datum zahájení je v minulosti a jehož Datum ukončení je buď prázdné (mezi měsíci) nebo v budoucnosti.

2. Minulost (šedý odznak)

„Minulým“ nájemcem je někdo, jehož právní vztah s vámi byl uzavřen.

Logicky mají nulové aktivní pronájmy. Jejich předchozí nájemní smlouvy buď přirozeně vypršely, nebo byly ručně ukončeny.

Jak se stav automaticky aktualizuje

Nikdy ručně neměníte stav tenanta mezi Aktivní a Minulý.

Stejně jako Aktualizace obsazenosti jednotek i stav nájemce odráží skutečné smlouvy. Je plně vázána na jejich nájemní smlouvy.

• Být aktivní: Přesně v den, kdy nájemníkovi začne nová nájemní smlouva, systém automaticky přepne jejich profil na „Aktivní“.
• Stanou se minulostí: Přesný den, kdy skončí jejich pronájem (a za předpokladu, že nemají podepsanou obnovu), systém automaticky přepne jejich profil na „minulý“.

Proč uchovávat minulé nájemníky v databázi?

Možná se divíte, proč byste neměli nájemníka smazat hned, jak se odstěhuje. Existují tři zásadní důvody, proč Landager zachovává minulé nájemníky:

1. Integrita historické účetní knihy: Abyste přežili audit IRS, musíte prokázat, kdo vám zaplatil nájem přihlášený v roce 2022. Pokud smažete osobu, která jej zaplatila, vaše historická účetní kniha ztratí svou papírovou stopu.
2. Odsouhlasení kauce: I když nájem skončí a nájemník se odstěhuje, technicky mu stále dlužíte odsouhlasení kauce. Zachování jejich aktivního profilu vám umožní zdokumentovat konečnou výplatu.
3. Seznam 'Nepronajímat': Uchovávání profilu špatného nájemce v systému slouží jako interní blacklist. Pokud po letech zažádají o další z vašich nemovitostí, jejich jméno vytáhne jejich starý profil, doplněný soukromými poznámkami s podrobnostmi, proč byste jim neměli znovu pronajímat.

Předchozí nájemce můžete snadno skrýt ze svého denního zobrazení pomocí [Filtry adresáře] (/docs/tenant-management/filtering-the-tenant-directory).