Löschen eines Zahlungsdatensatzes
Erfahren Sie, wie Sie einen fehlerhaften Zahlungseintrag dauerhaft entfernen und welche schwerwiegenden finanziellen Konsequenzen ein unvorsichtiges Löschen haben kann.
Das Löschen eines Zahlungsdatensatzes entfernt diesen dauerhaft aus Ihrem Finanzbuch. Im Gegensatz zum Bearbeiten einer Zahlung, bei dem ein Aktivitätsprotokoll erhalten bleibt, ist das Löschen absolut – sobald ein Zahlungsdatensatz gelöscht wurde, sind seine Daten unwiderruflich verloren.
Wann eine Zahlung gelöscht werden sollte
Es gibt nur einen triftigen Grund: versehentliche doppelte Erfassung.
Wenn Sie oder ein Mitarbeiter denselben Scheck über 1.200 $ zweimal erfasst haben, zeigt Ihr Umsatz-Snapshot nun 2.400 $ an, die von diesem Mieter eingegangen sind, anstatt der korrekten 1.200 $. Löschen Sie den doppelten Eintrag, um die Berechnung zu korrigieren.
Wann eine Zahlung NICHT gelöscht werden sollte
[!CAUTION] Löschen Sie niemals eine Zahlung, um eine tatsächlich stattgefundene Transaktion "rückgängig" zu machen.
Wenn der Scheck eines Mieters geplatzt ist:
- Löschen Sie nicht den ursprünglichen Zahlungsdatensatz.
- Bearbeiten Sie stattdessen den Datensatz, um den Status auf "Ausstehend" zu setzen oder den bezahlten Betrag auf 0 $ zu ändern.
- Fügen Sie eine Notiz hinzu: "Scheck Nr. 4521 von der Bank zurückgegeben. Nicht gedeckt (NSF)."
Dies bewahrt den historischen Nachweis, dass der Mieter versucht hat zu zahlen, was bei Inkassoverfahren ein entscheidendes Beweismittel darstellt.
So löschen Sie eine Zahlung
- Navigieren Sie zur Seite Zahlungen.
- Suchen Sie den doppelten oder fehlerhaften Eintrag.
- Klicken Sie auf das Aktionsmenü (drei Punkte) in der Zahlungszeile.
- Wählen Sie "Löschen".
- Bestätigen Sie den Löschvorgang, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Auswirkungen auf das Dashboard
In dem Moment, in dem eine Zahlung gelöscht wird:
- Verringert sich der vereinnahmte Umsatz auf Ihrem Dashboard um den Betrag der gelöschten Zahlung.
- Der Löschvorgang wird im Aktivitäts-Feed protokolliert, was für Transparenz darüber sorgt, wer den Datensatz wann entfernt hat.
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