Comprendre les champs de dépenses

Comprendre ce que fait chaque champ du formulaire de dépenses vous aide à maintenir un dossier financier propre et prêt à être audité.

Champs obligatoires

Descriptif

Un résumé en texte libre de ce pour quoi vous avez dépensé de l'argent. Soyez précis.

• ✅ Bon : « Blieuse à déchets remplacée dans la cuisine de l'unité 2B »
• ❌ Mauvais : "Réparer"

Montant

Le coût total de la dépense dans la devise par défaut de votre compte. Saisissez le montant brut (avant taxes si vous suivez les taxes séparément, après taxes si vous ne le faites pas).

Date

La date à laquelle la dépense a été engagée. Cela détermine à quel mois et à quelle année la dépense est attribuée dans vos rapports.

Champs facultatifs (mais recommandés)

Propriété

Lie la dépense à un bâtiment spécifique. Indispensable pour l’analyse de la rentabilité par propriété.

Unité

Réduit davantage les dépenses à un espace louable spécifique. Utile pour suivre les coûts de vie par unité.

Fournisseur

Sélectionnez dans votre Répertoire des fournisseurs ou créez un nouveau fournisseur en ligne. Identifiez les entrepreneurs qui vous coûtent le plus cher.

Demande de maintenance

Si cette dépense provient d'un ticket de réparation, associez-la ici pour une traçabilité complète du ticket à la facture.

Pièces jointes

Téléchargez le reçu physique ou la facture PDF. Voir Télécharger des reçus et des factures pour connaître les formats et les limites pris en charge.

Remarques

Contexte interne (par exemple : « Le fournisseur a offert une réduction de 10 % en cas de paiement en espèces. Le tarif normal aurait été de 550 $. »).

## meilleures pratiques

1. Toujours rédiger des résumés descriptifs : "Réparer" ne sert à rien au moment des impôts. « Chauffe-eau remplacé dans l'unité 4B, modèle Rheem XG50 » est exactement ce dont votre CPA a besoin.
2. Toujours joindre les reçus : L'IRS exige des documents pour chaque déduction. Le fait que le reçu soit joint numériquement au relevé de dépenses exact élimine le cauchemar de la boîte à chaussures des reçus.
3. Toujours définir la bonne date : L'utilisation de la date d'aujourd'hui à laquelle la dépense a réellement eu lieu le mois dernier faussera vos rapports mensuels. Utilisez la date réelle de la facture.