Suppression d'un profil de locataire (Avertissements)
Comprenez les garanties strictes empêchant la suppression des profils de locataires. Découvrez comment démanteler les données actives si une suppression est strictement nécessaire et pourquoi il est préférable de conserver l'historique.
Semblable aux propriétés et aux unités, la suppression d'un profil de locataire de votre base de données Landager est une action destructrice protégée par des garanties strictes.
Vous ne supprimez généralement un profil de locataire que si vous l'avez créé entièrement par erreur (par exemple, saisie de données en double) avant même qu'il ne signe un bail.
La protection des « données actives »
[!ATTENTION] Vous ne pouvez pas supprimer un profil de locataire si des données actives y sont attachées.
Le système bloquera votre tentative de suppression d'un locataire et affichera une erreur si le profil a actuellement :
- Baux actifs ou historiques qui y sont liés.
Parce que les baux relient les demandes de paiement et de maintenance à l'être humain, la présence d'un seul bail agit comme un point d'ancrage, empêchant la suppression de la personne.
Comment supprimer un profil en toute sécurité
Si le profil a été créé par erreur et ne contient aucun bail, il suffit de :
- Ouvrez le répertoire Tenants.
- Sélectionnez le profil incorrect.
- Cliquez sur le menu Action (trois points) dans l'en-tête et sélectionnez "Supprimer".
Si le profil contient des données historiques (baux), vous devez d'abord rompre ces connexions :
- Supprimez tous les baux attachés à cette personne spécifique.
- Avertissement : Cette action nécessite d'abord de supprimer tous les paiements de loyer manuels attachés à ces baux.
- Une fois que la personne n'a aucun bail sur son profil, vous pouvez revenir à l'en-tête et exécuter la suppression.
La meilleure alternative : ne pas supprimer
Si un locataire a vécu dans votre propriété pendant un an, a terminé son bail et a déménagé sereinement, ne supprimez pas son profil.
Les supprimer définitivement détruit votre capacité à prouver qui vous a payé le loyer enregistré dans votre système financier au cours de cette année.
Au lieu de les supprimer :
- Autoriser le système à changer automatiquement leur statut en "Passé" à l'expiration de leur bail.
- Ils disparaîtront naturellement de votre vue Active Directory par défaut.
- Leur historique financier reste parfaitement intact pour vos dossiers fiscaux.
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