Comprendre les statuts des locataires (actifs ou passés)

Votre Répertoire des locataires principal peut atteindre des centaines de noms en quelques années de gestion de propriétés. Pour que cette liste reste utile, Landager classe automatiquement chaque personne dans l'un des deux statuts suivants : Actif ou Passé.

Les deux statuts de locataire

1. Actif (badge vert)

Un locataire « actif » est une personne qui vous doit actuellement un loyer.

Ils possèdent logiquement au moins un Lease dont la Date de début est située dans le passé et dont la Date de fin est soit vide (mois par mois), soit dans le futur.

2. Passé (insigne gris)

Un « ancien » locataire est une personne dont la relation juridique avec vous est terminée.

Ils ne possèdent logiquement aucun bail actif. Leurs baux précédents ont expiré naturellement ou ont été résiliés manuellement.

Comment le statut est mis à jour automatiquement

Vous ne modifiez jamais manuellement le statut d'un locataire entre Actif et Passé.

Tout comme Unit Occupancy Updates, le statut du locataire est le reflet des contrats du monde réel. Cela est entièrement lié à leurs baux.

• Devenir actif : le jour exact où commence le nouveau bail d'un locataire, le système fait automatiquement basculer son profil sur "Actif".
• Devenir passé : le jour exact de la fin de leur bail (et en supposant qu'ils n'aient pas signé de renouvellement), le système bascule automatiquement leur profil sur "Passé".

Pourquoi conserver les anciens locataires dans la base de données ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi vous ne devriez pas simplement supprimer un locataire au moment où il déménage. Il y a trois raisons essentielles pour lesquelles Landager préserve les anciens locataires :

1. Intégrité du grand livre historique : Pour survivre à un audit de l'IRS, vous devez prouver qui vous a payé le loyer enregistré en 2022. Si vous supprimez la personne qui l'a payé, votre grand livre historique perd sa trace écrite.
2. Rapprochement du dépôt de garantie : Même après la fin d'un bail et le départ d'un locataire, vous lui devez techniquement toujours un rapprochement du dépôt de garantie. Garder leur profil actif vous permet de documenter le paiement final.
3. La liste « Ne pas louer » : Garder le profil d'un mauvais locataire dans le système sert de liste noire interne. S'ils postulent pour une autre de vos propriétés des années plus tard, leur nom affichera leur ancien profil, complété par les notes privées détaillant pourquoi vous ne devriez plus leur louer.

Vous pouvez facilement masquer les anciens locataires de votre vue quotidienne à l'aide des Filtres de répertoire.