Comprendre les statuts des locataires (Actif vs Passé)
Apprenez comment le moteur d'automatisation de Landager catégorise les locataires en Actif ou Passé selon qu'ils ont un bail en cours, et comment les filtrer.
Votre Répertoire des locataires principal peut atteindre des centaines de noms après quelques années de gestion immobilière. Pour que cette liste reste utile, Landager catégorise automatiquement chaque personne selon l'un des deux statuts : Actif ou Passé.
Les deux statuts de locataire
1. Actif (Badge vert)
Un locataire "Actif" est une personne qui vous doit actuellement un loyer.
Il possède logiquement au moins un Bail dont la Date de début est passée, et dont la Date de fin est soit vide (bail au mois), soit dans le futur.
2. Passé (Badge gris)
Un locataire "Passé" est une personne dont la relation contractuelle avec vous a pris fin.
Il possède logiquement zéro bail actif. Ses baux précédents ont soit expiré naturellement, soit ont été résiliés manuellement.
Comment le statut se met à jour automatiquement
Vous ne changez jamais manuellement le statut d'un locataire entre Actif et Passé.
Tout comme pour les Mises à jour de l'occupation des unités, le statut du locataire est le reflet des contrats réels. Il est entièrement lié à ses baux.
- Devenir Actif : Le jour exact où le nouveau bail d'un locataire commence, le système fait automatiquement passer son profil en "Actif". Si vous lui assignez un bail Planifié à une date future, son profil reste "Passé" jusqu'à ce que la tâche cron quotidienne l'active automatiquement le matin de son emménagement.
- Devenir Passé : Le jour exact où son bail se termine (et en supposant qu'il n'ait pas signé de renouvellement), le système fait automatiquement passer son profil en "Passé".
Pourquoi conserver les locataires passés dans la base de données ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous ne devriez pas simplement supprimer un locataire dès qu'il déménage. Il existe trois raisons essentielles pour lesquelles Landager conserve les locataires passés :
- Intégrité du grand livre historique : Pour survivre à un audit fiscal, vous devez prouver qui vous a payé le loyer enregistré en 2022. Si vous supprimez la personne qui l'a payé, votre grand livre historique perd sa piste d'audit.
- Rapprochement du dépôt de garantie : Même après la fin d'un bail et le départ d'un locataire, vous lui devez techniquement toujours un rapprochement du dépôt de garantie. Garder son profil actif vous permet de documenter le paiement final.
- La liste 'Ne pas louer' : Conserver le profil d'un mauvais locataire dans le système sert de liste noire interne. S'il postule pour une autre de vos propriétés des années plus tard, son nom fera apparaître son ancien profil, avec les notes privées détaillant pourquoi vous ne devriez plus lui louer de logement.
Vous pouvez facilement masquer les locataires passés de votre vue quotidienne en utilisant les Filtres du répertoire.
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