データ入力と移行のヒント

長年にわたる不動産データを新しいシステムに移行するのは大変なことです。 このガイドでは、移行を管理しやすい段階に分割して、勢いや精度を失うことなく移行できるようにします。

フェーズ 1: Excel データを準備する

Landager に触れる前に、既存の記録を整理してください。

1. すべてのプロパティをリストし、正確なアドレスとタイプを指定します。
2. ベッドルーム、バスルーム、平方フィートのデータを含む すべてのユニットをリストします。
3. アクティブなテナントをすべてリストし、正式な正式名、電子メール、電話番号を含めます。
4. すべての有効なリースを、開始日、終了日、家賃金額、保証金金額とともにリストします。

このデータをクリーンなスプレッドシートに保存することは、Landager エントリー セッションが高速でエラーなく行われることを意味します。

フェーズ 2: 現在のデータのみを入力します

1 日目に 5 年間の過去の支払いを埋め戻そうとしないでください。現在から始めてください:

1. 現在のプロパティと単位をすべて入力します。
2. 現在のテナント プロファイルをすべて入力します。
3. すべてのアクティブ リースを作成します (テナントをユニットにバインドします)。
4. すべての署名済みリース PDF をアップロードします。

履歴データは参照用に古いスプレッドシート/システムに残ります。 Landager は今後の記録システムになります。

フェーズ 3: 移行月

Landager の最初の 1 か月間は特別な注意が必要です。

月中旬の開始日の処理

3 月 15 日に移行しており、古いシステムで 3 月 1 日の家賃がすでに徴収されている場合は、次の 2 つのオプションがあります。

1. オプション A (推奨): 3 月の家賃を Landager の「支払済み」エントリとして記録し、「移行前の支払い。古いシステムで徴収。」という注記を付けます。 これで最初の 1 か月が完了します。
2. オプション B: 4 月に支払いの記録を開始します。 3 月にはダッシュボードに不完全なデータが表示されることを受け入れます。

日割り計算

テナントが月の途中で引っ越した場合は、月々の家賃全額ではなく、徴収された正確な金額で日割り計算された最初の支払いを記録します。 「最初の月は日割り計算: 15 日間、$40/日 = $600」とメモを追加します。

フェーズ 4: 30 日後に調整する

最初の丸 1 か月の終わりに:

1. Landager データをエクスポート。
2. 銀行取引明細書と比較します。
3. 不一致 (エントリの欠落、重複エントリ、間違った金額) を特定します。
4. 2 番目の月が始まる前にすべての問題を修正します。

合計が一致する場合: おめでとうございます。移行は完了しており、ダッシュボードは信頼できるものになっています。

フェーズ 5: テナントに通知する

システムに自信が持てるようになったら、次のようにします。

1. すべてのアクティブなテナントに専門的な電子メールを送信します。
2. プロフェッショナルな管理プラットフォームにアップグレードしたことを説明します。
3. 家賃の「支払い方法」については何も変わらないことを伝えて安心させます。
4. 今後、専門家による 支払い領収書 を受け取る予定であることを伝えます。

このコミュニケーションにより、テナントの信頼が高まり、プロフェッショナリズムへの期待が高まります。

フェーズ 6: 完全にコミットする前にレビューする

丸 2 か月間クリーンなデータを保存した後:

1. ダッシュボードの指標を確認します。現実と一致していますか?
2. すべてのリース日が正確であることを確認します。テナントのステータスは正しいか?
3. 占有率 を確認します。それは物理的な真実と一致していますか?
4. すべてが確認できたら、古いスプレッドシートの更新を完全に停止します。 Landager は今や唯一の真実の情報源です。