เคล็ดลับการป้อนข้อมูลและการเปลี่ยนผ่าน

การย้ายข้อมูลทรัพย์สินเป็นเวลาหลายปีไปยังระบบใหม่เป็นเรื่องที่น่ากังวล คู่มือนี้แบ่งช่วงการเปลี่ยนผ่านเป็นขั้นตอนที่สามารถจัดการได้ เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยไม่สูญเสียแรงผลักดันหรือความแม่นยำ

ระยะที่ 1: เตรียมข้อมูล Excel ของคุณ

ก่อนที่จะแตะ Landager ให้จัดระเบียบบันทึกที่มีอยู่ของคุณ:

1. แสดงรายการคุณสมบัติทั้งหมด พร้อมที่อยู่และประเภทที่แน่นอน
2. ทำรายการทุกยูนิต พร้อมข้อมูลห้องนอน ห้องน้ำ และพื้นที่เป็นตารางฟุต
3. แสดงรายการผู้เช่าที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด พร้อมชื่อเต็มตามกฎหมาย อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์
4. แสดงรายการสัญญาเช่าที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด พร้อมวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด จำนวนค่าเช่า และจำนวนเงินประกัน

การมีข้อมูลนี้ในสเปรดชีตที่สะอาดหมายความว่าเซสชันการเข้าร่วม Landager ของคุณจะรวดเร็วและปราศจากข้อผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น

อย่า อย่า พยายามทดแทนการชำระเงินในอดีตห้าปีในวันที่ 1 เริ่มต้นด้วยปัจจุบัน:

1. ป้อนคุณสมบัติและหน่วยปัจจุบันทั้งหมด
2. ป้อนโปรไฟล์ผู้เช่าปัจจุบันทั้งหมด
3. สร้าง Active Leases ทั้งหมด (ผูกผู้เช่าเข้ากับยูนิต)
4. อัปโหลด PDF สัญญาเช่าที่ลงนามทั้งหมด

ข้อมูลประวัติของคุณยังคงอยู่ในสเปรดชีต/ระบบเก่าของคุณเพื่อใช้อ้างอิง Landager จะกลายเป็นระบบบันทึกของคุณก้าวไปข้างหน้า

ระยะที่ 3: เดือนแห่งการเปลี่ยนแปลง

เดือนแรกของ Landager ต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ:

การจัดการวันที่เริ่มต้นกลางเดือน

หากคุณกำลังเปลี่ยนรุ่นในวันที่ 15 มีนาคม และได้เก็บค่าเช่าแล้วในวันที่ 1 มีนาคมผ่านระบบเก่าของคุณ คุณมีสองทางเลือก:

1. ตัวเลือก A (แนะนำ): บันทึกค่าเช่าของ March เป็นรายการ "ชำระแล้ว" ใน Landager พร้อมหมายเหตุ: "การชำระเงินก่อนการเปลี่ยนผ่าน รวบรวมผ่านระบบเก่า" นี่จะทำให้คุณมีเดือนแรกที่สมบูรณ์
2. ตัวเลือก B: เริ่มบันทึกการชำระเงินในเดือนเมษายน ยอมรับว่าเดือนมีนาคมจะแสดงข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์บนแดชบอร์ด

โปรเรตติ้ง

หากผู้เช่าย้ายในช่วงกลางเดือน ให้บันทึกการชำระเงินงวดแรกตามสัดส่วนที่เรียกเก็บแน่นอน ไม่ใช่ค่าเช่าเต็มเดือน เพิ่มหมายเหตุ: "เดือนแรกตามสัดส่วน: 15 วันที่ $40/วัน = $600"

ระยะที่ 4: คืนดีหลังจาก 30 วัน

เมื่อสิ้นสุดเดือนเต็มแรกของคุณ:

1. ส่งออกข้อมูล Landager ของคุณไม่มีตัวอย่าง
2. เปรียบเทียบกับรายการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคารของคุณ
3. ระบุความแตกต่างใดๆ (รายการหายไป, รายการซ้ำ, จำนวนไม่ถูกต้อง)
4. แก้ไขปัญหาทั้งหมดก่อนเริ่มเดือนที่สอง

หากผลรวมตรงกัน ยินดีด้วย การเปลี่ยนแปลงของคุณเรียบร้อยดี และตอนนี้แดชบอร์ดของคุณก็น่าเชื่อถือแล้ว

ระยะที่ 5: ประกาศถึงผู้เช่า

เมื่อคุณมั่นใจในระบบแล้ว:

1. ส่งอีเมลแบบมืออาชีพไปยังผู้เช่าที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด
2. อธิบายว่าคุณได้อัปเกรดเป็นแพลตฟอร์มการจัดการแบบมืออาชีพ
3. สร้างความมั่นใจให้พวกเขาว่า วิธีการ จ่ายค่าเช่าไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง
4. แจ้งให้ทราบว่าพวกเขาจะได้รับ ใบเสร็จรับเงินไม่มีตัวอย่าง แบบมืออาชีพนับจากนี้เป็นต้นไป

การสื่อสารนี้สร้างความเชื่อมั่นของผู้เช่าและกำหนดความคาดหวังในความเป็นมืออาชีพ

ระยะที่ 6: ทบทวนก่อนดำเนินการอย่างเต็มที่

หลังจากล้างข้อมูลเป็นเวลาสองเดือนเต็ม:

1. ตรวจสอบตัวชี้วัดแดชบอร์ดของคุณ—ตรงกับความเป็นจริงหรือไม่?
2. ตรวจสอบว่าวันที่เช่าทั้งหมดถูกต้อง—สถานะผู้เช่าถูกต้องหรือไม่
3. ตรวจสอบ Occupancy Rateไม่มีตัวอย่าง ของคุณว่าตรงกับความจริงทางกายภาพหรือไม่
4. หากทุกอย่างเรียบร้อยดี ให้หยุดอัปเดตสเปรดชีตเก่าของคุณโดยสิ้นเชิง ตอนนี้ Landager เป็นแหล่งความจริงเดียวของคุณแล้ว