การลบบันทึกการชำระเงิน

การลบบันทึกการชำระเงินจะเป็นการลบข้อมูลออกจากบัญชีแยกประเภททางการเงินของคุณอย่างถาวร ซึ่งแตกต่างจากการ แก้ไขการชำระเงินไม่มีตัวอย่าง ที่จะยังคงเก็บประวัติใน Activity Log ไว้ แต่การลบนั้นถือเป็นที่สิ้นสุด เมื่อบันทึกการชำระเงินถูกลบไปแล้ว ข้อมูลของรายการนั้นจะหายไปทันที

เมื่อใดที่ควรลบการชำระเงิน

มีเพียงเหตุผลเดียวที่สมเหตุสมผลคือ: การบันทึกข้อมูลซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ

หากคุณหรือพนักงานบันทึกเช็คยอด 1,200 ดอลลาร์ซ้ำสองครั้ง ภาพรวมรายได้ (Revenue Snapshot)ไม่มีตัวอย่าง ของคุณจะแสดงยอดที่เก็บได้จากผู้เช่ารายนั้นเป็น 2,400 ดอลลาร์แทนที่จะเป็น 1,200 ดอลลาร์ ให้ลบรายการที่ซ้ำออกเพื่อแก้ไขตัวเลขให้ถูกต้อง

เมื่อใดที่ "ไม่ควร" ลบการชำระเงิน

[!CAUTION] ห้ามลบการชำระเงินเพื่อ "ยกเลิก" ธุรกรรมจริงที่เกิดขึ้นแล้วโดยเด็ดขาด

หากเช็คของผู้เช่าเด้ง:

• ห้ามลบ บันทึกการชำระเงินต้นฉบับ
• ให้ใช้วิธี แก้ไขไม่มีตัวอย่าง บันทึกดังกล่าวเพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น "รอดำเนินการ" (Pending) หรือปรับยอดเงินที่ชำระเป็น 0 ดอลลาร์แทน
• เพิ่มหมายเหตุว่า: "เช็คเลขที่ #4521 ถูกธนาคารตีคืน เนื่องจากเงินในบัญชีไม่พอ (NSF)"

การทำเช่นนี้จะช่วยรักษาประวัติว่าผู้เช่า ได้พยายาม ชำระเงินแล้ว ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญในกระบวนการติดตามหนี้

วิธีการลบการชำระเงิน

1. ไปที่หน้า การชำระเงิน (Payments)ไม่มีตัวอย่าง
2. ค้นหารายการที่ซ้ำหรือรายการที่ผิดพลาด
3. คลิกที่ เมนูการดำเนินการ (Action Menu) (จุดสามจุด) บนแถวของการชำระเงินนั้น
4. เลือก "ลบ" (Delete)
5. ยืนยันการลบเมื่อระบบแจ้งเตือน

ผลกระทบต่อแดชบอร์ด

ทันทีที่การชำระเงินถูกลบ:

• รายได้ที่เก็บได้ (Collected Revenue) บนแดชบอร์ดของคุณจะลดลงตามจำนวนเงินของรายการที่ถูกลบไป
• การดำเนินการลบจะถูกบันทึกไว้ใน ฟีดกิจกรรม (Activity Feed)ไม่มีตัวอย่าง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้ลบบันทึกและลบเมื่อใด