วิธีการบันทึกการชำระค่าเช่า

[!NOTE] คุณกำลังจัดการค่าเช่ารายเดือนปกติอยู่ใช่หรือไม่? Landager จะสร้างใบแจ้งหนี้ค่าเช่าที่สะอาดและเป็นมืออาชีพสำหรับสัญญาเช่าที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดโดยอัตโนมัติในทุกๆ เดือน คุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น! คำแนะนำด้านล่างนี้มีไว้สำหรับการอัปเดตใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นเหล่านั้น หรือสำหรับการบันทึกการชำระเงินด้วยตนเองนอกรอบปกติ

เมื่อผู้เช่าชำระค่าเช่าให้คุณ ไม่ว่าจะผ่านเช็ค เงินสด การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือวิธีอื่นๆ คุณสามารถอัปเดตใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ในระบบเพื่อแสดงยอดเงินที่ได้รับ

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่หน้าการชำระเงิน (Payments)

1. คลิกที่ Paymentsไม่มีตัวอย่าง ในแถบเมนูด้านซ้าย
2. ค้นหาใบแจ้งหนี้ที่ระบบสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับผู้เช่ารายนั้น หรือคลิกปุ่ม "Add Payment" ที่มุมขวาบนเพื่อสร้างรายการชำระเงินด้วยตนเองรายการใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เชื่อมโยงการชำระเงินเข้ากับสัญญาเช่า

(หากคุณคลิก "Add Payment" แทนการแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่)

ช่องแรกและสำคัญที่สุดคือตัวเลือก Lease (สัญญาเช่า)

• เลือกสัญญาเช่าเฉพาะที่การชำระค่าเช่านี้เกี่ยวข้อง
• เมื่อเลือกแล้ว ระบบจะกรอกชื่อผู้เช่า ทรัพย์สิน และยูนิตที่เชื่อมโยงกับสัญญาเช่านั้นโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: กรอกรายละเอียดทางการเงิน

จำนวนเงิน

• Total Amount Due (ยอดรวมที่ต้องชำระ): จำนวนเงินเต็มที่ผู้เช่าต้องชำระในรอบนี้ (หากเป็นการอัปเดตใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ระบบจะกรอกข้อมูลนี้ไว้ให้แล้ว)
• Paid Amount (จำนวนเงินที่ชำระจริง): จำนวนเงินจริงที่ผู้เช่ามอบให้คุณ

วันที่

• Due Date (วันครบกำหนด): วันที่ที่คาดว่าจะต้องชำระตามสัญญา
• Paid Date (วันที่ชำระเงิน): วันที่คุณได้รับเงินจริง

วิธีการชำระเงิน

• เลือก Payment Methodไม่มีตัวอย่าง ที่ใช้: เงินสด, เช็ค, โอนเงินผ่านธนาคาร, ออนไลน์ หรืออื่นๆ

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

หากผู้เช่ามีภาระค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากค่าเช่าพื้นฐาน:

• Late Fee (ค่าธรรมเนียมล่าช้า): ระบุจำนวนเงินค่าปรับ (หมายเหตุ: สำหรับค่าเช่ารายเดือน ระบบ Daily Automationไม่มีตัวอย่าง ของเราจะเพิ่มค่าธรรมเนียมนี้โดยอัตโนมัติหากเกินระยะเวลาผ่อนผัน)
• Maintenance Charge (ค่าบำรุงรักษา): ระบุค่าซ่อมแซมใดๆ ที่เรียกเก็บคืนจากผู้เช่า

ค่าใช้จ่ายแยกรายการเหล่านี้จะถูกนำไปรวมกับค่าเช่าพื้นฐานเพื่อคำนวณเป็นยอดรวมที่ต้องชำระ (Total Amount Due)

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มบันทึก (ไม่บังคับ)

ใช้ช่อง Notes เพื่อบันทึกบริบทเพิ่มเติม:

• "ชำระผ่านเช็คเลขที่ #4521"
• "ผู้เช่าขอขยายเวลาผ่อนผัน 3 วัน; อนุมัติแล้ว"

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกและให้ระบบคำนวณ

คุณ ไม่จำเป็น ต้องเลือกสถานะด้วยตนเอง เมื่อคุณคลิก "Save Payment" Landager จะคำนวณเปรียบเทียบจำนวนเงินที่ชำระกับยอดที่ต้องชำระโดยอัตโนมัติ และติดป้ายสถานะให้ถูกต้องทันที (เช่น Paid หรือ Partial)

แดชบอร์ด Revenue Snapshotไม่มีตัวอย่าง จะอัปเดตทันทีเพื่อแสดงยอดการจัดเก็บรายได้ใหม่นี้