Các phương pháp hay nhất để ghi chép chi phí và chuẩn bị thuế

Chi phí thuê tài sản của bạn được khấu trừ thuế. Nhưng chỉ khi chúng được ghi lại đúng cách. Landager cung cấp cho bạn các công cụ—những biện pháp thực hành tốt nhất này đảm bảo bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Thói quen 1: Ghi lại chi phí theo thời gian thực

Đừng đợi đến cuối tháng mới nhập 30 khoản chi từ một chồng biên lai. Ghi lại từng chi phí trong cùng ngày phát sinh bằng cách sử dụng giao diện đáp ứng trên thiết bị di động của Landager.

Bạn càng chờ đợi lâu thì nguy cơ:

• Làm mất giấy biên nhận.
• Quên số tiền chính xác.
• Ghi nhớ sai tài sản, đơn vị mà chi phí thuộc về.

Thói quen 2: Luôn tải biên lai lên

Mỗi mục chi phí phải có biên lai hoặc hóa đơn đính kèm. IRS yêu cầu "hồ sơ đầy đủ" cho mọi khoản khấu trừ. Mục nhập Landager không có biên nhận còn hơn là không có gì, nhưng mục nhập Landager có biên nhận là bằng chứng kiểm toán.

Thói quen 3: Viết tóm tắt mang tính mô tả

Khi CPA của bạn nhìn thấy "Sửa chữa - $500" vào tháng 12, họ không biết đó là gì. Khi họ nhìn thấy "Máy nước nóng được thay thế, Đơn vị 3A, Rheem XG50T06EC36U1, được Mike's Plumbing lắp đặt vào ngày 15/12/2025", họ có thể phân loại ngay đó là khoản cải thiện vốn và áp dụng lịch trình khấu hao chính xác.

Thói quen 4: Gắn thẻ mọi chi phí với nhà cung cấp

Như đã thảo luận trong Chỉ định nhà cung cấp cho một chi phí, việc gắn thẻ cho phép phân tích chi tiêu hàng năm và báo cáo 1099. Hãy biến điều này thành một phần không thể thương lượng trong quy trình nhập chi phí của bạn.

##Thói quen 5: Hòa giải hàng tháng

Vào ngày cuối cùng của mỗi tháng:

1. Xuất chi phí của bạn trong tháng.
2. Đối chiếu tổng số với bảng sao kê ngân hàng của bạn.
3. Nếu tổng số trùng khớp: ✅ Công việc kế toán của bạn đang kín kẽ.
4. Nếu có khoảng trống: hãy tìm mục còn thiếu (thường là một lần mua hàng nhỏ ở cửa hàng phần cứng mà bạn quên đăng nhập).

##Thói quen 6: Tổng kết cuối năm

Trước khi nộp thuế:

1. Xuất đủ chi phí năm dương lịch.
2. Sắp xếp theo Tài sản để tính các khoản khấu trừ cho mỗi tài sản.
3. Sắp xếp theo Nhà cung cấp để xác định bất kỳ nhà thầu nào yêu cầu nộp đơn 1099.
4. Xác minh mọi chi phí có giá trị cao (>$500) đều có biên nhận đính kèm.
5. Tự tin gửi gói hoàn chỉnh tới CPA của bạn.

Danh mục được khấu trừ phổ biến

Đối với chủ nhà ở Hoa Kỳ, các loại chi phí được khấu trừ điển hình bao gồm:

• Sửa chữa và bảo trì
• Phí bảo hiểm tài sản
• Phần mềm quản lý tài sản (chính Landager!)
• Lao động nhà cung cấp/nhà thầu
• Dịch vụ diệt côn trùng gây hại
• Cảnh quan và dọn tuyết
• Phí pháp lý và kế toán
• Quảng cáo cho các căn hộ trống