Tầm quan trọng của hộp kiểm tiền gửi bảo mật

Khi Tạo một hợp đồng thuê mới, phần tài chính sẽ bao gồm một trường cụ thể cho Số tiền đặt cọc bảo đảm, ngay sau đó là một hộp kiểm đơn giản có nhãn "Tiền đặt cọc đã thanh toán".

Mặc dù có vẻ nhỏ nhưng hộp kiểm này là một công cụ vận hành quan trọng để quản lý quy trình làm việc hỗn loạn khi chuyển đến.

Thực tế khi chuyển đến

Trong quản lý tài sản truyền thống, việc ký hợp đồng thuê và trao đổi tiền vật chất không phải lúc nào cũng diễn ra đồng thời.

Bạn có thể gửi email hợp đồng thuê nhà cho người thuê vào thứ Ba, họ ký điện tử vào thứ Tư, nhưng bạn sẽ không gặp họ để hướng dẫn và thu séc thủ quỹ cho đến sáng thứ Sáu.

Trong khoảng thời gian 72 giờ đó, hợp đồng thuê hợp pháp là "Hoạt động" trong hệ thống, nhưng bạn chưa đảm bảo đủ số tiền cần thiết để giao chìa khóa.

Cách Hộp kiểm bảo vệ bạn

Bằng cách thiết kế quy trình làm việc của bạn xung quanh hộp kiểm này, bạn sẽ loại bỏ nguy cơ vô tình cấp quyền truy cập mà không thanh toán:

1. Khi tạo hợp đồng thuê: Khi xây dựng hợp đồng trong Landager vào Thứ Ba, bạn nhập yêu cầu Tiền đặt cọc đảm bảo $1.000, nhưng bạn không đánh dấu vào ô "Tiền đặt cọc đã trả".
2. Cảnh báo trên bảng điều khiển: Vì hộp này không được chọn nên Chế độ xem chi tiết hợp đồng thuê sẽ hiển thị rõ ràng rằng khoản tiền gửi vẫn đang chờ xử lý. Bất kỳ ai trong nhóm của bạn xem lại tệp sẽ thấy điều này ngay lập tức.
3. Trao đổi thực tế: Vào sáng thứ Sáu, người thuê nhà sẽ giao cho bạn séc thu ngân.
4. Cập nhật hồ sơ: Bạn ngay lập tức mở Landager trên điện thoại của mình, điều hướng đến hợp đồng thuê mới được ký, nhấp vào "Chỉnh sửa", chọn hộp "Đã trả tiền đặt cọc" và nhấp vào Lưu.

Tại sao nó không được theo dõi dưới dạng "Thanh toán tiền thuê nhà"

Bạn có thể thắc mắc tại sao Landager không yêu cầu bạn ghi lại khoản tiền đặt cọc dưới dạng Thanh toán tiền thuê tiêu chuẩn.

Đây là sự tách biệt tài chính có chủ ý. Tiền đặt cọc thường được giữ trong các tài khoản ký quỹ riêng biệt và về mặt kỹ thuật là tiền của người thuê được ủy thác, trong khi Khoản thanh toán tiền thuê được ghi nhận là doanh thu cho doanh nghiệp của bạn.

Bằng cách theo dõi khoản tiền đặt cọc hoàn toàn dưới dạng hộp kiểm trạng thái trên chính hồ sơ cho thuê, Landager giúp báo cáo doanh thu hàng tháng của bạn không bị thổi phồng giả tạo thêm 1.000 USD mỗi tuần khi người thuê mới chuyển đến.