Tạo hợp đồng thuê mới / Nhập dữ liệu lịch sử

Hợp đồng thuê (Lease) là động cơ vận hành Landager. Bằng cách kết nối Hồ sơ khách thuêKhông có bản xem trước với một Căn hộKhông có bản xem trước thực tế, bạn sẽ kích hoạt các sổ cái tài chính, tự động cập nhật các chỉ số cư trú và gắn kết các yêu cầu bảo trì với đúng người.

Video hướng dẫn: Nhập dữ liệu & Hồi tố hợp đồng thuê

Nếu bạn đang chuyển đổi dữ liệu cũ sang Landager hoặc thêm các khách thuê đã chuyển đến từ nhiều tháng trước, hãy xem video hướng dẫn toàn diện về quy trình làm việc theo trình tự thời gian này:

https://youtu.be/wCwj1brGIvUKhông có bản xem trước

Bước 1: Khởi chạy trình tạo hợp đồng thuê

1. Điều hướng đến trang Hợp đồng thuêKhông có bản xem trước bằng thanh bên trái.
2. Nhấp vào nút "New Lease" (Hợp đồng mới) ở góc trên bên phải.

Bước 2: Chọn "Ai" và "Ở đâu"

Phần trên cùng tạo nên kết nối cốt lõi:

• Căn hộ (Unit): Chọn căn hộ cụ thể trong danh mục bất động sản của bạn.
• Khách thuê (Tenant): Chọn người đứng tên hợp đồng chính từ Danh bạ khách thuê của bạn. Nếu họ chưa tồn tại, trước tiên bạn phải Thêm hồ sơ khách thuê mớiKhông có bản xem trước.

[!TIP] Xử lý xung đột: Landager theo dõi lịch sử theo trình tự thời gian. Nếu bạn chọn một Căn hộ hoặc Khách thuê hiện đang có hợp đồng thuê hoạt động, một mô-đun cảnh báo sẽ xuất hiện. Việc chọn ô "Terminate Existing" (Chấm dứt hợp đồng hiện tại) sẽ ra lệnh cho hệ thống tự động đóng sổ cái cũ một cách an toàn đúng một ngày trước khi hợp đồng mới của bạn bắt đầu—đảm bảo báo cáo không bị chồng chéo 0%.

Bước 3: Xác định mốc thời gian

Landager hoạt động dựa trên các mốc thời gian lịch, không phải các trạng thái cứng nhắc:

• Ngày bắt đầu (Start Date): Ngày khách thuê chính thức nhận (hoặc sẽ nhận) quyền sử dụng.
  • Hồi tố (Backdating): Nếu bạn nhập một ngày từ 8 tháng trước, hệ thống sẽ tự động nhận diện đó là dữ liệu lịch sử và nhắc bạn ghi lại các khoản thanh toán trong quá khứ sau khi lưu.
  • Lên lịch tương lai (Future Scheduling): Nếu ngày bắt đầu là tuần tới, hợp đồng thuê sẽ được đặt ở trạng thái chờ "Scheduled" (Đã lên lịch).
• Ngày kết thúc (End Date): Ngày hợp đồng hết hạn.
  • Hợp đồng thuê 12 tháng tiêu chuẩn: chọn ngày kết thúc chính xác.
  • Thuê theo tháng (Month-to-Month): chỉ cần để trống trường này.

Bước 4: Cấu hình các điều khoản tài chính

Phần này quy định chính xác những gì khách thuê phải trả và thời điểm thanh toán:

Tiền thuê cơ bản

• Số tiền thuê (Rent Amount): Nhập tiền thuê hàng tháng. (Nếu bạn đã đặt Tiền thuê cơ bản trên hồ sơ Căn hộKhông có bản xem trước, trường này sẽ tự động điền).

Tiền đặt cọc

• Tiền đặt cọc (Security Deposit): Nhập số tiền đặt cọc hoàn lại đầy đủ khi chuyển đến.

Cấu hình phí trễ hạn (Tùy chọn nhưng được khuyến nghị)

Bảo vệ quyền lợi của bạn bằng cách cấu hình theo dõi phí trễ hạn tự động:

• Số tiền phí trễ hạn: Ví dụ: $50.
• Loại phí trễ hạn: Chọn Phí cố định hoặc Phần trăm tiền thuê.
• Thời gian ân hạn (Ngày): Ví dụ: 5 ngày.

Bước 5: Lưu hợp đồng thuê

1. Xem lại các chi tiết một cách cẩn thận.
2. Nhấp vào "Save Lease" (Lưu hợp đồng).

Điều gì sẽ tự động xảy ra?

Ngay khi bạn nhấp Lưu, hệ thống sẽ tự động thực hiện:

1. Nếu đang hoạt động: Nếu Ngày bắt đầu là hôm nay hoặc trong quá khứ, căn hộ sẽ chuyển sang trạng thái Occupied (Đã có người ở) và Khách thuê trở thành Active (Đang hoạt động).
2. Nếu đã lên lịch: Nếu Ngày bắt đầu là trong tương lai, hợp đồng thuê sẽ được giữ ở trạng thái chờ. Một tác vụ nền (Cron job) sẽ tự động kích hoạt vào đúng buổi sáng ngày bắt đầu để kích hoạt khách thuê và cập nhật trạng thái căn hộ.

Các bước tiếp theo

Sau khi mối quan hệ cốt lõi đã được thiết lập, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn bảo mật dữ liệu của mình bằng cách Tải lên tài liệu hợp đồng thuê đã kýKhông có bản xem trước và Thêm ảnh tình trạng căn hộKhông có bản xem trước trực tiếp vào hồ sơ mới này.