Xóa bản ghi thanh toán
Cách xóa vĩnh viễn một mục thanh toán bị sai sót và những hậu quả tài chính nghiêm trọng nếu thực hiện không cẩn thận.
Việc xóa một bản ghi thanh toán sẽ loại bỏ vĩnh viễn bản ghi đó khỏi sổ cái tài chính của bạn. Không giống như chỉnh sửa thanh toán, vốn vẫn lưu lại dấu vết trong Nhật ký hoạt động, việc xóa là tuyệt đối—một khi bản ghi thanh toán đã mất, dữ liệu của nó sẽ không còn nữa.
Khi nào nên xóa thanh toán
Chỉ có một lý do hợp lệ duy nhất: nhập trùng lặp do nhầm lẫn.
Nếu bạn hoặc nhân viên đã nhập cùng một tấm séc trị giá 1.200 đô la hai lần, Bản tóm tắt doanh thu của bạn hiện sẽ hiển thị 2.400 đô la thu được từ khách thuê đó thay vì 1.200 đô la. Hãy xóa bản ghi trùng lặp để điều chỉnh lại con số chính xác.
Khi nào KHÔNG NÊN xóa thanh toán
[!CAUTION] Không bao giờ xóa thanh toán để "hoàn tác" một giao dịch thực tế đã xảy ra.
Nếu séc của khách thuê bị trả lại:
- Đừng xóa bản ghi thanh toán gốc.
- Thay vào đó, hãy chỉnh sửa bản ghi để thay đổi Trạng thái thành "Đang chờ xử lý" (Pending) hoặc đánh dấu Số tiền đã thanh toán thành $0.
- Thêm ghi chú: "Séc #4521 bị ngân hàng trả lại. NSF (Không đủ số dư)."
Điều này giúp bảo toàn hồ sơ lịch sử rằng khách thuê đã cố gắng thanh toán, đây là bằng chứng quan trọng trong các thủ tục thu hồi nợ.
Cách xóa thanh toán
- Điều hướng đến trang Thanh toán.
- Tìm mục nhập bị trùng lặp hoặc sai sót.
- Nhấp vào Menu hành động (ba dấu chấm) trên hàng thanh toán.
- Chọn "Xóa".
- Xác nhận việc xóa khi được nhắc.
Tác động đến Bảng điều khiển
Ngay khi một khoản thanh toán bị xóa:
- Doanh thu đã thu trên bảng điều khiển của bạn sẽ giảm theo số tiền của khoản thanh toán đã xóa.
- Hành động xóa được ghi lại trong Nguồn cấp hoạt động, cung cấp tính minh bạch về việc ai đã xóa bản ghi và vào thời điểm nào.
Sẵn sàng để đơn giản hóa việc kinh doanh cho thuê của bạn?
Tham gia cùng hàng nghìn chủ nhà độc lập đã hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của họ với Landager.
Bài đọc liên quan
Cách ghi nhận thanh toán tiền thuê nhà
Hướng dẫn từng bước để ghi lại khoản thanh toán tiền thuê nhà thủ công trong Landager. Tìm hiểu cách cập nhật các hóa đơn được tạo tự động và theo dõi các phương thức thanh toán.
Chỉnh sửa bản ghi thanh toán
Cách sửa lỗi nhập liệu trên một khoản thanh toán đã ghi mà không cần xóa. Cập nhật số tiền, ngày tháng, trạng thái hoặc ghi chú sau khi đã tạo.