วิธีการจัดการการชำระเงินบางส่วน

ผู้เช่ามาแจ้งคุณว่า "เดือนนี้ฉันจ่ายได้แค่ $800 จากยอด $1,200 ส่วนที่เหลือจะนำมาให้ภายในวันที่ 15" คุณจะจัดการเรื่องนี้ใน Landager อย่างไร?

ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง

เนื่องจาก Landager สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือนให้คุณโดยอัตโนมัติ การจัดการการชำระเงินบางส่วนจึงทำได้ง่ายมาก

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกการชำระเงินบางส่วน

แทนที่จะต้องสร้างรายการบัญชีซ้ำซ้อนที่ซับซ้อน คุณเพียงแค่อัปเดตฟิลด์ที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ:

1. ไปที่ Paymentsไม่มีตัวอย่าง และคลิกที่รายการชำระเงินที่รอดำเนินการของผู้เช่ารายนั้น
2. ยอดรวมที่ต้องชำระ (Total Amount Due) จะถูกตั้งค่าไว้แล้ว (เช่น $1,200) ให้คงค่าเดิมไว้
3. อัปเดต จำนวนเงินที่ชำระ (Paid Amount): พิมพ์ $800 (จำนวนเงินที่ได้รับจริงในวันนี้)
4. ตั้งค่า วันที่ชำระเงิน (Paid Date): วันที่ปัจจุบัน
5. หมายเหตุ (Notes): "ผู้เช่าชำระ $800 ส่วนที่เหลืออีก $400 สัญญาว่าจะจ่ายภายในวันที่ 15"
6. คลิก บันทึก (Save)

ขั้นตอนที่ 2: ให้ระบบทำงานแทนคุณ

ทันทีที่คุณคลิกบันทึก ระบบของ Landager จะคำนวณเปรียบเทียบยอด $1,200 ที่ต้องชำระกับยอด $800 ที่ได้รับจริง และจะติดป้ายกำกับสถานะการชำระเงินเป็น Partial (บางส่วน) โดยอัตโนมัติ

การดำเนินการนี้จะบันทึกยอดค้างชำระ $400 ไว้ในบันทึกของคุณอย่างถูกต้อง ซึ่งเป็นหลักฐานยืนยันยอดที่ขาดไปหากคุณจำเป็นต้องออกคำเตือนการขับไล่หรือเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้าในอนาคต

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกยอดคงเหลือในภายหลัง

เมื่อผู้เช่านำเงินส่วนที่เหลืออีก $400 มาชำระในวันที่ 15:

1. คลิกที่รายการชำระเงินเดิม (ซึ่งปัจจุบันแสดงสถานะเป็น Partial)
2. อัปเดตฟิลด์ จำนวนเงินที่ชำระ (Paid Amount) จาก $800 เป็น $1,200 (ยอดรวมทั้งหมดที่ได้รับสำหรับรอบนี้)
3. อัปเดตฟิลด์ วันที่ชำระเงิน (Paid Date) เป็นวันที่ 15 (วันที่ได้รับยอดเงินส่วนสุดท้าย)
4. หมายเหตุ (Notes): เพิ่มข้อความ "ได้รับเงินส่วนที่เหลืออีก $400 ในวันที่ 15"
5. คลิก บันทึก (Save)

ระบบจะรับรู้ทันทีว่าจำนวนเงินที่ชำระเท่ากับยอดรวมที่ต้องชำระ และป้ายสถานะจะเปลี่ยนจาก Partial เป็น Paid

ผลกระทบต่อแดชบอร์ด

หลังจากบันทึกขั้นตอนที่ 1 แล้ว ภาพรวมรายได้ (Revenue Snapshot)ไม่มีตัวอย่าง บนแดชบอร์ดของคุณจะแสดงยอดที่ได้รับ $800 จากยอดที่คาดหวัง $1,200 ซึ่งเป็นการเน้นย้ำถึงส่วนต่าง $400 ในตัวชี้วัดการจัดเก็บรายได้ของคุณ และเมื่อบันทึกขั้นตอนที่ 3 แล้ว ส่วนต่างดังกล่าวจะถูกปิดยอดอย่างสมบูรณ์ ทำให้รายงานทางการเงินระดับสูงของคุณมีความถูกต้องแม่นยำ 100%