Comment ajouter des frais détaillés : frais de retard et maintenance

Le loyer de base n’est pas toujours le seul montant qu’un locataire doit au cours d’un mois donné. Le formulaire de paiement comprend des champs dédiés pour ajouter des frais par ligne qui s'ajoutent au loyer de base.

Les deux types de frais détaillés

1. Frais de retard

Si le locataire n'a pas respecté le délai de grâce configuré sur son Bail, vous pouvez ajouter le montant exact de la pénalité ici.

• Exemple : Le loyer du bail est de 1 200 $. Le contrat signé indique que les frais de retard sont fixes de 50 $. Le locataire a payé avec 7 jours de retard. Vous ajoutez des frais de retard de « 50 $ ». Le montant total dû devient « 1 250 $ ».

2. Frais d'entretien

Si une Demande de maintenance a été signalée comme « Charge au locataire » (par exemple, le locataire a cassé une fenêtre par négligence), vous pouvez ajouter le coût de réparation en tant qu'élément de facturation.

• Exemple : Le loyer du bail est de 1 200 $. La réparation des fenêtres coûte 175 $. Vous ajoutez des frais de maintenance de « 175 $ ». Le montant total dû devient « 1 375 $ ».

Empilement de plusieurs frais

Les deux frais peuvent être appliqués simultanément. Si le locataire est à la fois en retard et responsable d'une réparation :

• Loyer de base : 1 200 $
• Frais de retard : 50 $
• Frais d'entretien : 175 $
• Montant total dû : 1 425 $

## meilleures pratiques

1. Toujours faire une référence croisée au bail : avant d'ajouter des frais de retard, ouvrez la Vue détaillée du bail et vérifiez la structure exacte des frais qui a été légalement convenue. Ne facturez jamais plus que ce que le contrat signé le permet.
2. Documentez les frais d'entretien dans Notes : Lorsque vous facturez à un locataire pour une réparation, ajoutez une note faisant référence au numéro de ticket spécifique de Demande de maintenance (par exemple, "Réparation de fenêtre par ticket #MR-0047. Le locataire a reconnu sa responsabilité par écrit.").
3. Définissez le statut avec précision : Si le locataire paie la totalité de 1 425 $, marquez-le comme « Payé ». S'ils ne paient que 1 200 $ de base et refusent les frais, marquez-le comme « partiel » et documentez le différend dans des notes.