การสร้างสัญญาเช่าใหม่ / การนำเข้าข้อมูลย้อนหลัง

สัญญาเช่า (Lease) คือกลไกหลักที่ขับเคลื่อน Landager การเชื่อมโยง โปรไฟล์ผู้เช่าไม่มีตัวอย่าง เข้ากับ ยูนิตไม่มีตัวอย่าง จะช่วยเปิดใช้งานบัญชีแยกประเภททางการเงิน อัปเดตตัวชี้วัดการเข้าพักโดยอัตโนมัติ และเชื่อมโยงคำร้องขอซ่อมบำรุงไปยังบุคคลที่ถูกต้อง

วิดีโอสอนการใช้งาน: การเริ่มต้นใช้งานและการทำสัญญาเช่าย้อนหลัง

หากคุณกำลังย้ายข้อมูลในอดีตเข้าสู่ Landager หรือเพิ่มผู้เช่าที่ย้ายเข้ามาเมื่อหลายเดือนก่อน โปรดดูวิดีโอสอนการใช้งานฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานตามลำดับเวลา:

https://youtu.be/wCwj1brGIvUไม่มีตัวอย่าง

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นสร้างสัญญาเช่า

1. ไปที่หน้า สัญญาเช่า (Leases)ไม่มีตัวอย่าง โดยใช้แถบเมนูด้านซ้าย
2. คลิกปุ่ม "New Lease" ที่มุมขวาบน

ขั้นตอนที่ 2: เลือก "ใคร" และ "ที่ไหน"

ส่วนบนสุดคือการสร้างความเชื่อมโยงหลัก:

• ยูนิต (Unit): เลือกยูนิตที่ต้องการภายในพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์ของคุณ
• ผู้เช่า (Tenant): เลือกผู้เช่าหลักจากสารบบผู้เช่าของคุณ หากยังไม่มีรายชื่อผู้เช่า คุณต้อง เพิ่มโปรไฟล์ผู้เช่าใหม่ไม่มีตัวอย่าง ก่อน

[!TIP] การจัดการความขัดแย้ง: Landager ติดตามประวัติข้อมูลตามลำดับเวลา หากคุณเลือกยูนิตหรือผู้เช่าที่มีสัญญาเช่าใช้งานอยู่ ระบบจะแสดงโมดูลคำเตือน การทำเครื่องหมายที่ช่อง "Terminate Existing" จะเป็นการสั่งให้ระบบปิดบัญชีแยกประเภทเดิมโดยอัตโนมัติและปลอดภัยในหนึ่งวันก่อนที่สัญญาเช่าใหม่ของคุณจะเริ่มต้นขึ้น ซึ่งรับประกันได้ว่าข้อมูลจะไม่ทับซ้อนกัน 0%

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดช่วงเวลา

Landager ทำงานบนไทม์ไลน์ปฏิทิน ไม่ใช่การจำกัดสถานะแบบตายตัว:

• วันที่เริ่มต้น (Start Date): วันที่ผู้เช่าเข้าครอบครองพื้นที่จริง (หรือจะเข้าครอบครอง)
  • การย้อนหลัง (Backdating): หากคุณใส่วันที่ย้อนหลังไป 8 เดือน ระบบจะรับรู้โดยอัตโนมัติว่าเป็นข้อมูลในอดีตและจะแจ้งให้คุณบันทึกการชำระเงินที่ผ่านมาหลังจากบันทึกข้อมูล
  • การกำหนดเวลาในอนาคต (Future Scheduling): หากวันที่เริ่มต้นคือสัปดาห์หน้า สัญญาเช่าจะถูกจัดอยู่ในสถานะ "Scheduled" (รอการเริ่มต้น)
• วันที่สิ้นสุด (End Date): วันที่สัญญาหมดอายุ
  • สัญญาเช่ามาตรฐาน 12 เดือน: เลือกวันที่สิ้นสุดที่แน่นอน
  • สัญญาแบบเดือนต่อเดือน (Month-to-Month): เพียงเว้นว่างช่องนี้ไว้

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเงื่อนไขทางการเงิน

ส่วนนี้จะกำหนดสิ่งที่ผู้เช่าต้องชำระและกำหนดเวลา:

ค่าเช่าพื้นฐาน (Base Rent)

• จำนวนค่าเช่า (Rent Amount): ระบุค่าเช่ารายเดือน (หากคุณ ตั้งค่า Base Rent ไว้ในโปรไฟล์ยูนิตไม่มีตัวอย่าง ช่องนี้จะถูกกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติ)

เงินประกัน (Security Deposit)

• เงินประกัน: ระบุจำนวนเงินประกันที่เรียกเก็บเมื่อย้ายเข้า ซึ่งสามารถขอคืนได้เต็มจำนวน

การตั้งค่าค่าปรับล่าช้า (ทางเลือกแต่แนะนำ)

ปกป้องผลประโยชน์ของคุณโดยการตั้งค่าการติดตามค่าปรับล่าช้าอัตโนมัติ:

• จำนวนค่าปรับล่าช้า: เช่น $50
• ประเภทค่าปรับ: เลือกแบบค่าธรรมเนียมคงที่ (Flat Fee) หรือเปอร์เซ็นต์ของค่าเช่า
• ระยะเวลาผ่อนผัน (วัน): เช่น 5 วัน

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกสัญญาเช่า

1. ตรวจสอบรายละเอียดอย่างรอบคอบ
2. คลิก "Save Lease"

ระบบจะดำเนินการอย่างไรโดยอัตโนมัติ?

ทันทีที่คุณคลิกบันทึก ระบบจะเริ่มทำงานดังนี้:

1. หากสถานะเป็น Active: หากวันที่เริ่มต้นคือวันนี้หรือในอดีต ยูนิตนั้นจะเปลี่ยนสถานะเป็น Occupied (มีผู้เช่า) และผู้เช่าจะกลายเป็น Active
2. หากสถานะเป็น Scheduled: หากวันที่เริ่มต้นอยู่ในอนาคต สัญญาเช่าจะถูกพักไว้ ระบบเบื้องหลังจะทำงานในเช้าวันเริ่มต้นสัญญาเพื่อเปิดใช้งานผู้เช่าและเปลี่ยนสถานะยูนิตให้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อสร้างความสัมพันธ์หลักเรียบร้อยแล้ว เราขอแนะนำให้คุณรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยการ อัปโหลดเอกสารสัญญาเช่าที่ลงนามแล้วไม่มีตัวอย่าง และ เพิ่มรูปถ่ายสภาพยูนิตไม่มีตัวอย่าง ลงในบันทึกใหม่นี้โดยตรง