Conseils pour la saisie des données et la transition

Migrer des années de données immobilières vers un nouveau système est une tâche ardue. Ce guide divise la transition en phases gérables afin que vous puissiez changer sans perdre d'élan ni de précision.

Phase 1 : Préparez vos données Excel

Avant de toucher Landager, organisez vos enregistrements existants :

1. Répertoriez toutes les propriétés avec les adresses et les types exacts.
2. Répertoriez toutes les unités avec les données sur les chambres, les salles de bains et la superficie en pieds carrés.
3. Répertoriez tous les locataires actifs avec leurs noms légaux complets, leurs adresses e-mail et leurs numéros de téléphone.
4. Répertoriez tous les baux actifs avec les dates de début, les dates de fin, les montants des loyers et les montants du dépôt de garantie.

Avoir ces données dans une feuille de calcul propre signifie que vos sessions d'entrée Landager seront rapides et sans erreur.

Phase 2 : Saisir les données actuelles uniquement

N'essayez pas de combler cinq années de paiements historiques dès le premier jour. Commencez par le présent :

1. Entrez toutes les propriétés et unités actuelles.
2. Entrez tous les profils de locataires actuels.
3. Créez tous les baux actifs (liant les locataires aux unités).
4. Téléchargez tous les PDF de bail signés.

Vos données historiques restent dans votre ancien tableur/système à titre de référence. Landager devient votre système d'enregistrement à l'avenir.

Phase 3 : Le mois de la transition

Le premier mois sur Landager nécessite une attention particulière :

Gestion des dates de début en milieu de mois

Si vous effectuez la transition le 15 mars et que le loyer a déjà été collecté pour le 1er mars via votre ancien système, vous avez deux options :

1. Option A (recommandée) : enregistrez le loyer de mars comme entrée « Payé » dans Landager avec une note : « Paiement préalable à la transition. Collecté via l'ancien système. » Cela vous donne un premier mois complet.
2. Option B : Commencez à enregistrer les paiements en avril. Acceptez que mars affiche des données incomplètes sur le tableau de bord.

Évaluation au prorata

Si un locataire a déménagé au milieu du mois, enregistrez le premier paiement au prorata avec le montant exact collecté, et non le loyer mensuel complet. Ajoutez une note : « Premier mois au prorata : 15 jours à 40 $/jour = 600 $."

Phase 4 : Réconcilier après 30 jours

À la fin de votre premier mois complet :

1. Exportez vos données Landager.
2. Comparez avec votre relevé bancaire.
3. Identifiez les écarts (entrées manquantes, entrées en double, montants erronés).
4. Résolvez tous les problèmes avant le début du deuxième mois.

Si les totaux correspondent : félicitations, votre transition est propre et votre tableau de bord est désormais fiable.

Phase 5 : Annonce aux locataires

Une fois que vous avez confiance dans le système :

1. Envoyez un email professionnel à tous les locataires actifs.
2. Expliquez que vous êtes passé à une plateforme de gestion professionnelle.
3. Rassurez-les que rien ne change dans la comment ils paient leur loyer.
4. Informez-les qu'ils recevront désormais des [reçus de paiement] (/docs/rent-payments/sharing-a-payment-reçut) professionnels.

Cette communication renforce la confiance des locataires et définit les attentes en matière de professionnalisme.

Phase 6 : Réviser avant de s'engager pleinement

Après deux mois complets de données propres :

1. Examinez les indicateurs de votre tableau de bord : correspondent-ils à la réalité ?
2. Vérifiez que toutes les dates de bail sont exactes : les statuts des locataires sont-ils corrects ?
3. Vérifiez votre Taux d'occupation : correspond-il à la vérité physique ?
4. Si tout se passe bien, arrêtez complètement de mettre à jour votre ancienne feuille de calcul. Landager est désormais votre seule source d'information.