Chống mẫu: Những điều KHÔNG nên làm trong Landager

Biết những gì không phải làm thường có giá trị hơn việc biết phải làm gì. Đây là những lỗi phổ biến nhất mà chủ nhà mắc phải khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản.

❌ 1. Chia sẻ thông tin đăng nhập

Không bao giờ cung cấp email và mật khẩu của bạn cho nhân viên, đối tác hoặc người thuê nhà. Nếu thông tin đăng nhập của bạn bị xâm phạm, mọi dữ liệu tài chính trong danh mục đầu tư của bạn sẽ bị lộ.

Thay vào đó: Chờ các tính năng mời nhóm sắp tới của Landager hoặc tạo một tài khoản quản trị viên riêng.

❌ 2. Xử lý thanh toán một phần mà không cần ghi chú

Nếu người thuê đưa cho bạn 800 đô la thay vì 1.200 đô la, đừng ghi lại dưới dạng giao dịch "Trả tiền" ở mức 800 đô la mà không có ngữ cảnh. Ba tháng sau, bạn sẽ không nhớ tại sao lại thiếu 400 USD.

Thay vào đó: Luôn thêm Ghi chú thanh toán giải thích sự thiếu hụt: "Người thuê đã trả 800 USD. Phần còn lại được cam kết là 400 USD trước ngày 15."

❌ 3. Nhập sai ngày thuê

Đặt Ngày bắt đầu trong tương lai khi người thuê đã chuyển đến có nghĩa là hệ thống cho rằng căn hộ vẫn còn trống. Việc đặt Ngày bắt đầu trong quá khứ sẽ làm tăng doanh thu dự kiến ​​trước đây của bạn.

Thay vào đó: Luôn đặt Ngày bắt đầu thành ngày chính xác mà người thuê thực sự sở hữu.

❌ 4. Bỏ qua các yêu cầu bảo trì quá hạn

Nếu Số lần bảo trì mở của bạn ở mức "8" trong ba tuần, thì bạn đang phải chịu trách nhiệm pháp lý. Nhiều khu vực pháp lý cho phép người thuê giữ lại tiền thuê nhà hoặc "sửa chữa và khấu trừ" nếu các vấn đề về khả năng sinh sống bị bỏ qua.

Thay vào đó: Giải quyết vấn đề bảo trì trong thời gian phản hồi dự kiến cho mỗi Cấp độ ưu tiên.

❌ 5. Xóa tài sản có hợp đồng thuê đang hoạt động

Hệ thống chặn điều này, nhưng nếu bạn cố gắng phá vỡ nó bằng cách xóa tất cả các hợp đồng thuê trước, bạn sẽ phá hủy lịch sử tài chính nhiều năm.

Thay vào đó: Nếu một tài sản được bán, hãy để tất cả các hợp đồng thuê hết hạn một cách tự nhiên và lưu trữ tài sản đó. Không bao giờ xóa dữ liệu tài chính đang hoạt động.

❌ 6. Lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trong Ghi chú

Không nhập đầy đủ Số An sinh Xã hội, chi tiết tài khoản ngân hàng hoặc số thẻ tín dụng vào các trường Ghi chú văn bản tự do. Mặc dù Landager được bảo mật nhưng các trường ghi chú được thiết kế cho bối cảnh hoạt động chứ không phải lưu trữ PII (Thông tin nhận dạng cá nhân).

Thay vào đó: Sử dụng các trường được mã hóa chuyên dụng (như ID quốc gia/SSN trên biểu mẫu đối tượng thuê) được thiết kế cho dữ liệu nhạy cảm.

❌ 7. Dựa vào bộ nhớ thay vì hệ thống

“Tôi sẽ nhớ là máy rửa chén của Đơn vị 4B bị hỏng.” Không, bạn sẽ không. Không phải khi bạn quản lý được 20 đơn vị và còn ba tuần nữa.

Thay vào đó: Tạo Yêu cầu bảo trì ngay lập tức. Ngay cả khi bạn có kế hoạch tự sửa nó vào ngày mai.

❌ 8. Tạo đối tượng thuê trùng lặp

Nếu Sarah Smith xuất hiện trong hệ thống của bạn hai lần, lịch sử thanh toán của cô ấy sẽ được chia thành hai hồ sơ. Bạn sẽ không bao giờ có được một bức tranh tài chính rõ ràng.

Thay vào đó: Trước khi tạo đối tượng thuê mới, trước tiên hãy tìm kiếm thư mục theo tên và email. Nếu họ tồn tại với tư cách là đối tượng thuê "Trước đây", hãy sử dụng lại hồ sơ hiện có.

❌ 9. Bỏ qua các khoản thanh toán không thành công

Nếu séc của người thuê nhà bị trả lại, đừng xóa khoản thanh toán và giả vờ như điều đó không xảy ra. Bạn cần phải ghi lại nỗ lực.

Thay vào đó: [Chỉnh sửa khoản thanh toán](/docs/rent- Payments/editing-a- Payment-record) để thay đổi trạng thái và thêm ghi chú về lỗi. Điều này bảo tồn dấu vết giấy tờ.

❌ 10. Trộn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh

Đừng ghi hóa đơn hàng tạp hóa cá nhân của bạn dưới dạng "chi phí tài sản" để tăng các khoản khấu trừ. IRS coi đây là gian lận.

Thay vào đó: Chỉ ghi lại các chi phí liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài sản. Giữ tài chính cá nhân và doanh nghiệp hoàn toàn tách biệt.