Créer un nouveau bail / Intégration de données historiques

Un bail est le moteur qui propulse Landager. En connectant un Profil de locataireAperçu non disponible à une UnitéAperçu non disponible physique, vous activez les registres financiers, mettez à jour automatiquement les indicateurs d'occupation et liez les demandes de maintenance aux bonnes personnes.

Tutoriel vidéo : Intégration et antidatage des baux

Si vous migrez des données passées vers Landager ou si vous ajoutez des locataires ayant emménagé il y a plusieurs mois, regardez ce tutoriel complet sur les flux de travail chronologiques :

https://youtu.be/wCwj1brGIvUAperçu non disponible

Étape 1 : Lancer le créateur de bail

1. Accédez à la page BauxAperçu non disponible via la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur le bouton "Nouveau bail" dans le coin supérieur droit.

Étape 2 : Sélectionner le "Qui" et le "Où"

La section supérieure forme la connexion principale :

• Unité : Sélectionnez l'unité spécifique au sein de votre portefeuille immobilier.
• Locataire : Sélectionnez le titulaire principal du bail dans votre répertoire des locataires. S'il n'existe pas encore, vous devez d'abord Ajouter un nouveau profil de locataireAperçu non disponible.

[!TIP] Gestion des conflits : Landager suit l'historique de manière chronologique. Si vous sélectionnez une unité ou un locataire qui possède actuellement un bail actif, un module d'avertissement apparaîtra. Cocher la case "Terminer l'existant" indique au système de fermer automatiquement et en toute sécurité l'ancien registre exactement un jour avant le début de votre nouveau bail, garantissant ainsi 0 % de chevauchement dans les rapports.

Étape 3 : Définir la chronologie

Landager fonctionne sur des calendriers temporels, et non sur des statuts rigides :

• Date de début : Le jour où le locataire a pris (ou prendra) légalement possession des lieux.
  • Antidatage : Si vous saisissez une date remontant à 8 mois, le système la reconnaît nativement comme historique et vous invite à enregistrer les paiements passés après la sauvegarde.
  • Planification future : Si la date de début est la semaine prochaine, le bail sera placé dans un statut "Planifié".
• Date de fin : Le jour où le contrat expire.
  • Bail standard de 12 mois : sélectionnez la date de fin exacte.
  • Mois par mois : laissez simplement ce champ vide.

Étape 4 : Configurer les conditions financières

Cette section dicte exactement ce que le locataire doit payer et quand :

Loyer de base

• Montant du loyer : Saisissez le loyer mensuel. (Si vous avez défini un loyer de base sur le profil de l'unitéAperçu non disponible, ce champ sera pré-rempli).

Dépôt de garantie

• Dépôt de garantie : Saisissez le montant du dépôt entièrement remboursable collecté lors de l'emménagement.

Configuration des frais de retard (Optionnel mais recommandé)

Protégez-vous en configurant le suivi automatique des frais de retard :

• Montant des frais de retard : Ex. : 50 $.
• Type de frais de retard : Choisissez un montant fixe ou un pourcentage du loyer.
• Délai de grâce (jours) : Ex. : 5 jours.

Étape 5 : Enregistrer le bail

1. Vérifiez attentivement les détails.
2. Cliquez sur "Enregistrer le bail".

Que se passe-t-il automatiquement ?

Au moment où vous cliquez sur Enregistrer, le moteur prend le relais :

1. Si actif : Si la date de début est aujourd'hui ou dans le passé, l'unité physique passe à Occupé et le locataire devient Actif.
2. Si planifié : Si la date de début est dans le futur, le bail est mis en attente. Une tâche de fond (Cron job) s'activera le matin même de la date de début pour activer le locataire et occuper l'unité nativement.

Prochaines étapes

Maintenant que la relation principale est établie, nous vous recommandons vivement de sécuriser vos données en Téléchargeant le document de bail signéAperçu non disponible et en Ajoutant des photos de l'état des lieuxAperçu non disponible directement dans ce nouvel enregistrement.